项目是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力。根据这个定义,项目就具有目标明确性、活动一次性及资源消耗性等特性。换句话说,具备前面3个主要特性的活动,都可以被看做项目。现实中的项目随处可见,如设备消缺、会议组织、技术竞赛以及家居装修等。在这些项目的实施过程中,都存在项目管理问题,不过,实际生活与工作中,可能更多关注的是事情本身,而对和做好事情相关的组织、计划、控制等过程相对缺少关注,或者没有经验与能力加以关注。
在实际完成的许多项目中,多数只重视项目的进度,而不重视项目的成本管理。一般只是在项目结束时,才交给财务或计划管理部门的预算人员进行项目结算。对内部消耗资源性的项目,往往不做项目的成本估算与分析,使得项目干系人根本认识不到项目所造成的资源浪费。因此,对内部开展的一些项目,也要进行成本管理。但由于项目是独特的,每个项目都具有很多不确定性的因素,项目资源使用之间存在竞争性,除了极小的项目,项目很难最终完全按照预期的范围、时间和成本三大约束条件完成。因为项目干系人总是期望用最低的成本、最短的时间,来完成最大的项目范围。这3个期望之间是互相矛盾、互相制约的。
一个项目的生命周期大概分成概念、开发、实施与收尾过程。在概念阶段主要是对成本进行分析,对项目的可行性进行研究,其结果是要拿出一份报告,并获得批准与支持。在实际工作中,只是有了一个新的想法与概念,就立即转入开发过程。在开发阶段,要有项目计划书、预算的成本以及工作分解计划。人们做事时,可能只是拿出一个简单的工作分解与大致的项目计划时间表就结束了。在实施阶段,要有底层的工作包与确定的成本估计,如果没有,到了这一步,基本上就开始失去控制,没有明确的里程碑,只是把一个阶段当成一个项目。在收尾阶段,经常讨论每个项目的教训,但对完成工作的文档工作基本上没能及时跟上,同样与用户之间的交接也未能做好。项目管理论坛
项目管理的5个过程组——启动、计划、执行、控制与收尾,贯穿于项目的整个生命周期。对于项目的启动过程,特别要注意组织环境及项目干系人的分析;而在后面的过程中,项目经理要抓好项目的控制,控制的理想结果就是在要求的时间、成本及质量限度内完成双方都满意的项目范围。
1)项目的启动过程。项目的启动过程就是一个新的项目识别与开始的过程。一定要认识这样一个概念,即在重要项目上的微小成功,比在不重要的项目上获得巨大成功更具意义与价值。从这种意义上讲,项目的启动阶段显得尤其重要,这是决定是否投资,以及投资什么项目的关键阶段,此时的决策失误可能造成巨大的损失。重视项目启动过程,是保证项目成功的首要步骤。启动涉及项目范围的知识领域,其输出结果有项目章程、任命项目经理、确定约束条件与假设条件等。启动过程的最主要内容是进行项目的可行性研究与分析,这项活动要以商业目标为核心,而不是以技术为核心。无论是领导关注,还是项目宗旨,都应围绕明确的商业目标,以实现商业预期利润分析为重点,并要提供科学合理的评价方法,以便未来能对其进行评估。
2)项目的计划过程。项目的计划过程是项目实施过程中非常重要的一个过程。通过对项目的范围、任务分解、资源分析等制定一个科学的计划,能使项目团队的工作有序开展。也因为有了计划,在实施过程中才能有一个参照,并通过对计划的不断修订与完善,使后面的计划更符合实际,更能准确地指导项目工作。计划是管理的一种手段,仅是通过这种方式,使项目的资源配置、时间分配更为科学合理而已,而计划在实际执行中是可以不断修改的。项目经理圈子
3)项目的实施过程。项目的实施,一般指项目的主体内容执行过程,但实施包括项目的前期工作,因此不光要在具体实施过程中注意范围变更、记录项目信息,鼓励项目组成员努力完成项目,还要在开头与收尾过程中,强调实施的重点内容,如正式验收项目范围等。在项目实施中,重要的内容就是项目信息的沟通,即及时提交项目进展信息,以项目报告的方式定期通过项目进度,有利开展项目控制,对质量保证提供手段。
4)项目的控制过程。项目管理的过程控制,是保证项目朝目标方向前进的重要过程,就是要及时发现偏差并采取纠正措施,使项目进展朝向目标方向。控制可以使实际进展符合计划,也可以修改计划使之更切合目前的现状。修改计划的前提是项目符合期望的目标。控制的重点有4个方面:范围变更、质量标准、状态报告及风险应对。处理好这4个方面的控制,项目的控制任务大体上就能完成。
5)项目的收尾过程。一个项目通过一个正式而有效的收尾过程,不仅是对当前项目产生完整文档,对项目干系人的交代,更是以后项目工作的重要财富。在经历的很多项目中,人们更多重视项目的开始与过程,忽视项目收尾工作,所以项目管理水平一直未能得到提高。
