稽核:顾名思义、就是稽查和核实;通过稽查事情不合理性的原因,然后拿出足够的证据让对方认识和接受自己的错误,并做出改正的过程就是稽核。稽核的依据必须以业绩为导向进行展开,因为:稽核的目的是促进改善,而不是稽核了处分了就束之高阁了;正象佛家所讲:一个人的思想要经过接受、明白、放下的三个步骤;用到稽核上来说就是:通过对一件不正常事件的调查和分析,让错误的人先接受自己的错误、一个人根本就没有认识到自己的错误,抱着我行我素你罚就罚呗的态度去漠视稽核的结果,你想:这样的稽核有效果吗?当一个人认识并接受自己有错误了,稽核人员还要让其明白为什么出错了,错在哪里了?下一步如何防止再出同样的错误!然后,错误的人员才能放下思想包袱,再次投入到积极的工作和改进中;难道这不是接受、明白、放下的三个步骤吗?缺少了三个步骤中的任意一个步骤,稽核就不能达到“以改善为导向、以业绩为目的”的结果。那么:在一个企业内部,到底如何去开展稽核工作呢?泽亚企管认为:要分以下十个步骤去走:
第一步:做好稽核宣传:
一个新生的事物在一个区域内部要想扎地生根,必须先做好宣传和鼓动工作,让大家认识到这个新生事物存在的必要性,这个新生事物的生命力和带来的效果。同样的道理:稽核、要在企业内部发挥足够的作用,必须先做好大力的宣传,让稽核意识在企业内部根深蒂固;让企业内部人员认识到稽核的作用和稽核的目的意义所在,然后才能击鼓进军、摇旗助威的进入稽核的下一步;当然做好稽核宣传的方法不胜枚举,比如:举行动员大会、稽核演讲培训、企业内部挂横幅等等。
第二步:做好稽核人员的甄选:
一个工种有一个工种的要求和标准,同理:稽核员也有稽核员的素质和要求;一个好的稽核员必须具备以下几个方面的素质和能力:
1、愿为公司的发展出力,忠诚于公司,把稽核工作当作自己的事业。
2、愿为自己的进步努力,有强烈的上进心和敬业精神。
3、具备说真话的胆量和勇气,客观、真诚、坦率。
4、能拿得起放得下,对问题理智分析,从不找借口和责任。
5、有公正、正直的侠义心肠,敢于秉公办事、主持公道。
6、有否定自己、超越自己、自我突破的欲望和学习精神。
7、善于沟通,特别是能主动与团队中的异己者沟通、合作。
8、有开朗、乐观的心态,宠辱不惊、不会情绪化。
第三步:成立专门的稽核部门,并树立稽核人员的权威:
责任感源于身份感,有了身份感才有优越感;企业内部一个新部门和新岗位的诞生,必须先给它做好定位:
首先是稽核部门的定位:稽核部门是在企业内部组织架构之外的一个部门,是受董事会领导,但不受其它任何一个职能部门约束的部门;也就是说:稽核部门不做正常的行政事务,是不隶属于任何一个部门的部门。
其次是稽核人员的定位:稽核人员也没有相应的级别,即不属于主管级别、也不属于经理级别,当然更不是总经理或清洁工的级别;但总经理违反了制度、流程及规定,稽核人员也敢进行追究责任;清洁工没有违反制度、流程及规定,稽核人员也照不敢去责任追究;正象一个地区的人民警察一样,只能对人做的事情有没有违犯法律而执行任务,而不能按照人的行政级别高低去执行任务。
第四步:要做好稽核部门的职能和稽核人员的岗位职责:
成立了一个部门、定位了一个部门的人员后,下一步就要做出稽核部门的职能和岗位职责了——让新上任的稽核人员知道如何做稽核这个工作;正象一个新兵团一样,首先要进行上战场前的培训。那么稽核部门的职能和人员职责到底如何做呢?首先:在稽核部门的职能里要定出稽核部门的部门目标、再次要定出稽核部门的部门职责、最后还要定出稽核部门的管理权限和责任;在稽核人员的岗位职责里:首先要定出稽核员所要做的各项具体工作、其次要定出稽核员所负的连带责任和岗位权限、最后要定出稽核员的任职资格和考核指标。
www.liushuye.com第五步:要让稽核人员知悉稽核的作业程序:
正象新兵团的军人上战场前要先进行训练一样,稽核部门的新稽核员在稽核前要先进行稽核作业程序的培训;稽核作业应从以下几个步骤着手:
1、根据《管理变革任务书》和总经理指示编制《稽核任务安排表》;
2、与被稽核部门确认稽核时间、地点及稽核内容;
3、被稽核部门提供相关资料或证据供稽核专员检查;
4、稽核专员客观记录稽核事实,内容包括事实描述、证据记录等,处理结果包括处罚、奖励、责令限期整改等内容;
5、稽核记录须由被稽核部门相关责任人员签名确认;
6、对于处理结果中有整改要求的,由稽核专员跟进整改;
7、稽核结果的处理及落实;
8、问题和预防措施的落实及跟进。
第六步:要让稽核人员晓得稽核的依据是什么?
警察执行逮捕命令有逮捕的依据,有法院的判决书;同样的道理:稽核员执行稽核也要晓得稽核的依据是什么?其实:稽核的依据共有五个:
1、控制卡:即泽亚企管老师和企业人员共同做的《流程稽核控制点》。
2、泽亚企管老师在项目中做的《稽核管理制度》和《问责制》。
3、公司所有的《程序文件》、《作业指导书》及《管理规定》。
4、某个岗位人员被上级临时下达的目标及任务。
5、会议中决定下来的指令和决议。
第七步:稽核前、稽核员要先做好稽核计划:
稽核也要遵循管理学上的P(Plan)、D(Do)、C(Check)、A(Action)循环,在稽核前稽核人员一定要先做好《稽核计划》,正象行军打仗前、司令部要先做好战略谋划一样:
1、要先做出空白的《稽核任务书》,规定出本次稽核的项目内容、本次稽核的起止时间等,便于自己在稽核中有所记录。
2、做好稽核的时间安排:先稽核哪个部门、后稽核哪个部门,第一个被稽核的部门是什么时间去稽核、什么时间稽核结束,第二个被稽核的部门是什么时间去稽核、什么时间稽核结束等,稽核员必须能说出个子丑寅卯来。
第八步:按照稽核计划去相关部门进行稽核:
1、在到相关部门进行稽核的过程中,稽核人员要根椐现实情况灵活处理,比如:被稽核的人员,在被稽核的时间段内忽然有事情急需处理时,稽核人员就要理解和支持——改动稽核计划换个时间再来;而不要象执行公务一样生搬硬套、一板一眼的与被稽核人员针锋相对。
2、在稽核过程中,当稽核员发现有不符合规定的项目时,一定要态度和善的与被稽核人员沟通,要学会循循善诱让被稽核人员认识到自己的错误,只有这样,他才能改正错误、达到稽核的目的。
3、在一项稽核完成后,稽核人员要及时填写《稽核检查表》,并在填写完毕后让被稽核人员浏览确认、签上自己的姓名,本项稽核才算稽核结束。