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不论举办立式招待会还是正式的坐式宴会，你都不要局限于手头得到的菜单。大多数饭店、餐馆和酒宴供应商都愿意和你合作，共同制定出一份富有创意、同时符合预算的菜单。在一次活动中，餐后甜点是水果冰激凌——一种在形状、颜色和口味上模仿各种水果的冰激凌。客人们在离去时还在谈论它，很多人第二天还特意打来电话来询问。这种冰激凌的实际价格非常低，但收到的效果非常好。这就是你要寻找的那种充满灵感的创意。又例如，一家很有名气的饭店能做一种很棒的签饼，饼里夹着专门定制的写有不同祝福语的小纸片。所以，作为活动策划者，你必须寻找那些与众不同的东西，否则你怎么能展现你的眼光、创造力、想象力和独特风格呢？
要考虑你所提供的食物种类。记住任何时候都要有蔬菜。如果要举办一个立式招待会并提供格式冷热点心，你要确保这些点心大小合适，适于处置——不会流汁，没有骨头。吃点心时人们需要拿餐巾吗?那儿有盘子吗？餐厅有没有足够多的盘子来盛几道菜？盘子在清洗和送回来的过程中间会不会耽误时间？特定酒水的专用酒杯也一样。招待会现场是否有足够多的现成杯子？是否还要临时做预算和购买杯子？你一定要提出这些问题并确保获得满意的答案。如果你把马提尼酒吧当作活动的一部分来宣传，而在活动的前一天却发现饭店没有现成的马提尼酒杯时，你就会很棘手。你可能在最后一分钟手忙脚乱地去租借酒杯，并支付额外的费用。这些事情也必然会打乱你的预算计划。
你的提前告诉饭店有多少人用餐。这能保证饭店提供足够的食物，但这同时也是一件棘手的事情。如果你订了100人的餐，但实际上只有50人到场，那你就德将另外50份食物打包回家喂狗——你得为100份食物埋单。客人的迟复和爽约让订餐变得格外复杂。除爽约者之外，你也许还会遇到另外一种人——不速之客，这样“剩余部分”有了用武之地。在这种情况下，你还是得确定用餐人数，当然，饭店会准备额外的食物以应付临时变化。你或许可以将预估的来宾人数减去5%~10%，得出订餐的份数。你如果是按照实际来宾人数付费，遇上客人临时取消约定或爽约的情况，你就能节省一些钞票了。
确定哪些人被视为客人并需要为其订餐。员工、负责舞台和照明的工作人员、娱乐工作者、摄影师和作为嘉宾的媒体人士算不算客人？或者需另行安排？如果你打算请他们吃饭，就得把这笔开支打入预算。
也许举办特殊活动的头号规划司聘请足够的吧台招待，而二号规则是准备足够的酒水。酒喝光了是件令人尴尬的事。仔细考虑吧台摆放的位置。你要避免发生排队和拥挤。你是否要对酒水按杯收费？统一收费是否可行？如果提供吧台或延长使用吧台的时间，是否需要获得特别许可？你是否有必要限制酒的种类——例如烈酒、昂贵的白兰地和葡萄酒？当和烈酒时尤其是当大家斗酒时，客人们很快就会喝醉，而你的酒水单也会涨到天花板上去。名贵的白兰地、加水的葡萄酒和香槟通常很贵，如果每个人都想尝一下，可能严重影响你的预算。要对吧台招待和服务员交代清楚，应该如何应付可容纳此方面的要求。或者你可以决定，酒水不是必须提供的，如果有客人提出特别要求，可以给予满足。若果宴会上提供酒水，你希望让服务员来斟酒还是把酒瓶留在餐桌上让客人自助？酒水的数量是否优先制？每桌是否只能提供限定的瓶数？如何处理客人额外要酒的要求。
