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客人的名单
你的目标观众是谁？谁将会被列入你的客人名单？打算邀请哪些人？为什么邀请？会议活动多种多样，对象也就千差万别。你要确保参加会议活动的都是应该来的人，而不是能来一屋子的人。如果你向某位客人发出邀请，一定要在请帖上写明是否可以转让给他人。在一些情况下由别人代替被邀请人是可以接受的，但在另外一些情况下，你可能会有有因为邀请的人数有限而需要确定优先顺序。这样的话，如果位于A组名单的客人不能参加，就应该用名单上的下一位客人代替。这种情况下你是很不愿意让你并不认识的人来待敌你最初邀请的客人的。
需要谁来参加呢？如果想使这次会议活动引起媒体的关注，那么应该邀请多少记者？需要请政府官员来吗？应该请公司职员，还是顾客或者供应商？如果同时邀请不同的群体将会产生什么样的效果？例如，一家酒店连锁集团在举办客户答谢会议活动时，既邀请了某些潜在的公司客户，又邀请了竞争对手公司的销售人员。但对手公司的销售人员竭力吸引这些潜在客户的注意力时，结果如何呢？一方面是销售人员尽量靠近潜在客户，努力吸引他们的注意，希望能争取这些客户，遏制竞争对手;另外一方面，这些潜在客户却如坐针毡，颇感尴尬。其实，酒店可以把这次会议活动分为两场--一场为潜在客户举办，一场为哪些销售人员举办。或者，如果酒店确实展示自己的能力，也可以为所有人举办一次盛大的,引人注目的会议活动，但关键在于，酒店要对客人之间会产生怎样的互动做到心中有数，并根据会议活动的语气目标来决定邀请谁。
邀请多少人
在你开始为会议会议活动寻找举办场地之前，你必须知道将参加会议活动的客人人数以及会议活动所包括的一些内容。
下面是一些你需要考虑的事项：
需要安排过夜住宿吗？要为多少人安排？
客房数量应该根据一人一间还是两人一间来预订？
会不会需要VIP套房？
如果会议活动在白天举办，是否需要安排一人专门房间供客人更换衣服或者私下会晤之用？
需不需要提前退房或者延迟退房？
会议厅要能够容纳多少与会者？、
打算怎么布置房间？是剧院式，8人圆桌式，U型，还是中空方形？需啊哟有展示区吗？上餐的方式如何？是否需要留出空间摆放自助餐桌或者食品台呢？
是否需要安装背投，搭建舞台或设立翻译间？
是否需要一些分会议室，以便客人在主会议室结束后召开小型会议？有多少人参加分会？会议持续多久时间？每个分会议室如何布置？需要视听设备吗？
需要单独的房间供客人就餐或者茶歇吗？会有多少人参加？是站着还是坐着？
需要给工作人员提供房间或办公室吗？
需要一个僻静的区域来布置工作吗？这个区域要能够容纳多少人？
举办的会议活动属于什么类型？例如，有没有拍卖会议活动？需要多少张桌子？
招待会是站式的吗？是不是只安排一些零散的座位就可以？是在一个独立的区域举行吗？
晚餐时盘式的正式服务，还是自助餐？
如果是坐式宴会，餐桌是8人，10人圆桌还是长方形桌？
是否需要舞台，乐队或者舞池呢？
客人概况：他们是谁
客人有什么年龄特征？
客人是和配偶一起来，还是一个人来？还是不带配偶的公司会议活动吗？（如果是，安排跳舞可能会不适合）。
参加筹款会议会议活动的赞助公司购买的是个人票，还是10人桌票？要带家庭成员和朋友来吗？客人构成情况如何？是公司人员，朋友和家庭成员，还是两者兼而有之？
会有儿童或者青少年参加吗？有大人陪同吗？要注意法律规定的饮酒年龄，提醒主办方检查他们的身份证。
客人们将乘坐什么交通工具？ 是自己开车来。还是乘坐接送客人的大巴？要考虑公共交通工具吗？
