一、两块钱费用报销差异引发的激烈争论与冲突
2011年10月9日,办公室内争吵声震天,所有部门都能听到激烈的争吵。经了解查明,工程部门A主管因为报销费用有异议与财务负责人D经理激烈争论起来,财务负责人拒绝在费用报销单上签字,而根据SAP流程规定,没有财务负责人的签字,后面签字流程是无法启动的。
笔者到办公室后,工程主管A到笔者办公室,说,张总,日子没法过了,明明十块钱的车费,财务D经理非要说8块钱。笔者问细节,A主管说,自己是从上海人民广场成都路那里的沪青平高速专线上车,到终点站下车,单程车费10元。财务D经理一定说是8块。
后来财务D经理也到笔者处,说A主管的报表上写的是沪青专线,没有写是高速,沪青专线确实8元。财务D经理主张,财务部门不可能天天陪业务部门去一线,财务部门只能根据业务部门的日报进行表面审查,业务部门日报上不写高速,财务部门就只能当是专线。
事后笔者把此建议告知A主管,希望其日报写具体,是高速就写清楚,A主管也接受。
这件事情虽然过去了,争议虽然解决了,但从管理流程的角度分析的话,日报表管理的利弊确实值得分析和研究。
二、日报表管理制度的逻辑漏洞
所谓日报表管理的逻辑漏洞,就是谁来核实员工今天外出的交通工具问题。我们再具体一点地说,员工从徐汇出发,去金山跑项目,这么远显然一天只能跑一个工地,已经很不错了。但是,徐汇到金山(假设到石化)的石梅线,空调车单程10元,非空调单程8元。现在汽车上的汽车票是乘客自己撕的,坐10元的车和坐8元的车,都可以撕10元的票。那么,如果员工其实乘坐的是8元的车,但撕了10元的票回来,进行报销,并在自己的日报表中写了是坐公交10元的费用,请问公司财务部门进行费用控制管理时候,如何审查?
这就是日报表管理的逻辑漏洞之一。
还有个解决方法,就是公司购买一架直升飞机,安装高清摄像头,用直升飞机监控每一个员工的具体情况,包括所乘坐的车是空调高速还是普通车,问题是,这显然是一个抬杠的解决方法,监督成本要多大?不具备可行性。
在这种情况下,只能依赖员工的自觉性。假设员工坐8块钱的车,路上买了2块钱的矿泉水,回来写了10元的公交车,如何查证?(显然买水的2块钱无法直接报销的)
三、制度逻辑漏洞的弥补:企业文化建设与信任法宝
历史上任何制度都极力想规范和控制人性,但制度是死的,人是活的,防不胜防。实践证明,历史上没有任何一种制度能真正管住人性和人心,只有宗教和思想教育才能让人从根本上不产生虚报费用的想法。
企业文化解决中,解决日报制度逻辑最大的法宝和管理武器,就是团队的信任。信任不等于不管,管理本身就是严格的信任和爱,不管不叫信任,叫放任自流。管理的过程中,相信团队,信任就是最大的法宝和武器。
有读者说信任这个武器怎么用?这个武器就在企业文化之中。企业文化是看不见但确实存在的一种企业氛围,能感受到。
历史和改革开放三十年以来的实践和数据证明,部下造反、向上级开枪,100%都与互相不信任、不尊重、互相猜忌等有关。相反,互相信任的团队,从来不会发生恶性事件。
企业文化管理中,信任这个武器,许多管理者不用或不会用,总是设法去控制,而控制确实是不解决问题。信任不等于放任。信任部下可以跟部下讲清楚,把制约交给制度,包括财务制度,应收款制度等等。且不要在已经有制度的情况下,管理者主观上再去不信任,这样往往会造成不良的后果。
四、是非评判和对具体团队管理与沟通的启发
严格地说,在本案例的冲突中,双方都有自己的理由。从管理技术的层面看,财务部门并无过错,财务部门本着实事求是的态度,是按A主管写的“沪青专线”而不是按高速专线进行费用审核的;同时对A主管来说,也有需要改进之处,是高速就写清楚高速专线,以方便财务部门书面审核。
www.liushuye.com同时,站在管理艺术的高度,在团队管理与沟通中,可以得到的启发是:
第一,同事之间的沟通、交流要注意方式方法,不要发展到彼此争吵的地步,毕竟都是为了工作,完全可以就工作问题客观地进行分析讨论,相信每个团队成员都是讲道理的。
第二,同事之间要互相理解。岗位不同,角色不同,职责就不同。财务有财务控制的职责和费用审查的职责,应当严格审核,工程主管有工程主管的职责,重点在签订合同、达成绩效,双方之间沟通的书面纽带就是管理日报表,以及根据管理日报表进行的费用的控制和审核。立场不同,自然观点就未必相同,需要学会换位思考,彼此理解。
第三,强化企业文化的建设,把制约交给组织的制度,把信任留给团队和同事。企业文化不同的管理人都在说,到底什么说企业文化,是西方的CIS系统,还说中国的仁学、佛学、道学的思想观点?不同人理解不同。截至今日,用人不疑疑人不用这八个字,有人搞了一辈子管理,到临死都搞不懂真正含义。企业文化是企业制度的根源,也是团队成员共同认可的意识出发点,可以先从信任建设起来。要再具体的话,就是先把企业的各项制度都规范化、把团队成员的基本利益都保障好,包括物质的经济的和精神的,该规范的规范,这就是信任的起点,再高层级就是对员工能力的培训和带教提高。
《易经》第十三卦为同人卦。同人卦的核心思想,就是要求求同存异,目标一致。同人卦,乾上离下,天火同人,其《象》曰:出门同人,又谁咎也!翻译成白话文就是,一出门就能和人和睦相处,谁又会来危害你呢?因此,同人挂的下一个卦就是大有挂,大家都致富。一个团队也是如此,互相认同,团结一心,共同致富,这才是长久之道。
上述是笔者观点,不当之处,敬请批评指正。