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问：有没有在会议活动场地外安排供员工休息的地方？
答：考虑一下，员工们在哪里能够短暂休息，如果你不希望他们聚集在正门入口处吸烟，你希望他们在哪里？照顾好员工很重要，这样做不只是基于人道的原因。如果员工精疲力竭，饥饿或者口渴，他们的服务质量和整个会议活动的效果就会受到影响。要为他们准备好提神的便餐，果汁和饮料。看看能否安排供员工专用的洗手间，这样能使客人和员工都感到舒服。如果你在主持一场庆典会议活动，你一定要确保客人中卫生间里不必等候太长时间，并且他们之间的谈话不被别人听见。员工也应该感觉很舒服，他们得到了关心，不会被别人不必要的耽搁，你的客人也不愿意听到员工之间的私人谈话。
问：员工的经验有多丰富？
答：你要确保你拥有最好，最有经验，最专业的员工。抽出时间到你将要举办会议活动的场地观察一下，看看有没有什么需要解决的问题。餐馆的服务员可以戴耳机，戴唇环，染发吗？主办单位的公众形象如何？以上做法与公司的原则相符吗？与高层管理人员探讨一下礼仪问题，你必须清楚自己想为会议活动设定什么样的基调。你希望员工们友好活泼，还是郑重一些？然后让管理人员把这个信息传达给员工，同时在你的会议活动工作单里注明出来。如果你不能保证场地的员工和外貌与公司形象相符，你必须预订另一个会场。会议活动当晚，在布景工作最后结束之前，请管理人员向他们的员工再次说明有关晚会的工作要求，并请他们将其员工介绍给主要联系人，通常是会议活动策划人。还可以借此机会对全体员工为会议活动成功所做的和将要做的一切努力表示感谢。
问：他们有没有处理类似规模会议活动的经验？处理过多大规模的？
答：向相关人员了解一下情况，也可以直接与该场地工作过的供应商谈一谈。问问他们以前举办会议活动时哪些方面很成功，哪些方面还可以做的更好一点。他们曾在私人会议活动中一个时段内（而不是一天当中）招待过的最大客人数量是多少？他们给你带来什么层次的体验？要求他们提供证据，请他们在谈论这些情况时要明确具体。例如，他们和谁合作过？他们以前做过什么？索要一些以前的客户和供应商的名字和电话号码。
问：你作为本次特殊会议活动的策划者以前有没有举办过类似规模的会议活动？
答：你或你的公司有什么样的第一手经验？如果你过去只举办过小型会议活动，那就要看看需要请谁来帮助你办一场超过2000人的会议活动。不要因为不懂装懂而导致会议活动失败，最好是请教一个在这方面有过成功经历的人。你可以请有创意的导演来加盟你的项目，为你提供设计和后勤方面的帮助，与你的会议活动筹备小组合作并分享他们的知识。
一家通常不为私人会议活动提供餐饮服务的餐馆，为另一个地方举办的筹款会议活动承接了餐饮服务。餐馆的服务员在餐馆内的服务质量绝对是五星级的，但在会议活动场地的服务水平却达不到同等标准，因为很多方面他们注意不到。专门为宴会工作的服务员与餐馆服务员注意的东西是不一样的，前者习惯于四处巡视，在所有可能的地方寻找空杯子和空碟子。这种能力很重要，尤其在后期工作策划得不周到的情况下。如果在站立式招待会上没有人指出用过的东西放哪里的话，客人们放东西的地方就会五花八门了。宴会服务员本能地知道什么时候撤走一个杯子或递上一张餐巾，这样周到的礼仪是会议活动成功的根本因素。
设有独立宴会服务公司的餐馆非常适合为站立式招待会提供餐饮服务，你可以请宴会服务员来为参加会议活动的贵宾服务。
