建工学院会计电算化操作管理制度提要：输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务处负责人、收付款凭证应由出纳员签章经办人签字后方可为有效凭证
建工学院会计电算化操作管理制度
为保证我院会计电算化系统的安全可靠运行，严格执行上机操作规程，现制定我院会计电算化系统
操作管理制度，请认真执行。
一、系统使用管理
⒈在系统投入运行前，由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，并报财务负责人审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。
⒉对使用人员明确划分使用操作权限，形成分工牵制的内部制约机制。
⒊本系统原则上专机专用，谢绝无关人员使用机器做其他工作。
⒋建立非操作人员“计算机使用登记簿”制度，上机前须登记方可用机。
⒌任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增、删、改数据、原程序和数据库文件结构。
⒍出纳人员不允许进行系统性的操作。
⒎操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。
⒏存档数据、软盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定保管、移交。
⒐系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。
二、上机操作规程
⒈操作人员必须是经过培训合格并经系统管理员正式认可的人员，才能上机操作。
⒉非操作人员上机操作，应进行上机操作登记，填写姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。
⒊操作人员上机前应做好各项准备工作，并检查计算机的运行情况，发现运行异常要及时通知系统管理人员处理。
⒋操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。
⒌操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。
⒍复核人员在稽核过程中如发现差错，应及时反映给操作人员及系统管理员。对已输入计算机的数据，在记帐前发现差错，可按凭证进行修改；在记帐后发现差错，必须另作凭证，按规定冲销纠正。任何人不能随意修改账目。
⒎每日记帐工作完毕后都要做好备份工作，以防发生意外事故，备份的数据软盘，由财务处妥善保管。
⒏在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。
⒐任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为，依照《会计法》的规定，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。
⒑系统管理员要妥善保管上机操作记录。定期检查、打印并装订成册。
三、财务处理程序
⒈财务系统初始化
在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。
⒉财务系统更改
系统正常运行期间，任何对财务系统的修改变动，都必须得到会计主管的批准。
⒊日常财务处理
⑴凭证处理
系统输入的记帐凭证是机制记帐凭证。记帐凭证要按照国家财会制度的有关规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理；对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。
机制记帐凭证的编制。机制记帐凭证是指计算机根据财务管理系统软件的要求，依据正确无误的原始凭证，编制并打印的记帐凭证。机制记帐凭证须经复核后，再由财务处理系统进行记帐处理。
机制记帐凭证编制前，要认真审核原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性，输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确，数字准确无误，摘要简单、明了、规范。打印出的机制记帐凭证需加盖制单审核人、记帐员（输入）及会计主管名章，如为收付款凭证还需加盖出纳员印章及经办人（领交款人）签字，连同所附原始凭证装订成册，妥善保管。
⑵记帐凭证的审核与保管
A、记帐凭证必须经有关审核无误后方可进行登账处理。
B、操作员每输入以张凭证，结束前要自审一次，无误后再按结束键。
C、输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务处负责人、收付款凭证应由出纳员签章经办人签字后方可为有效凭证。
D、已输入的记帐凭证应在输入操作完毕后，打印科目汇总表并装订成册，交会计档案资料保管员存档保管。
E、同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。
⑶帐表打印和结账
A、现金、银行存款日记帐需要每天打印，并应与出纳员库存现金核对无误。
B、银行余额调节表每月编制一次。
C、在结账前按有关规定做好当月各类财务数据和报表的备份工作。
D、月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月期初余额。
E、每年年末必须将全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。
⑷会计报表
A、单位应根据账簿数据准确编制或计算机自动生成会计报表。账表之间的数据必须衔接一致。
B、会计报表、计算表、分析表，按软件系统功能及管理要求月末打印输出，经有关财务负责人审核无误后签字盖章方可生效。
C、单位上报会计主管部门的会计报表格式与要求，按会计主管部门的统一设计和布置。
D、单位如需以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表的数据一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。
