公司记录控制程序（七）提要：供方提供的质量记录（包括检测仪器的检定记录）由质检科收集整理及保管；与质量管理体系运行有关的由品质部收集保管
精品源自 保洁公司记录控制程序（七）
1、目的
对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2、适用范围
适用于本公司质量管理体系及支持其运行过程的记录控制。
3、职责
3.1****负责记录的归口管理。
3.2***负责检验和试验记录及供方提供质量记录的控制管理。
3.3各职能部门负责本部门使用记录的填报、检查等管理工作。
4、工作程序
4.1记录的编制和审批
4.1.1文件编制部门在编制文件的同时应编制相应所需的记录表格附在文件之后，同时向办公室领取记录编号。
4.1.2批准后的记录表格随同文件送交办公室备案。
4.2记录的编号和登记
4.2.1记录均应有统一的编号，编号规定如下：
WSH/B ××-××
记录顺序号
记录表所属部门代号
表格汉语拼音第一个字母
公司名称汉语拼音第一个字母
4.2.2***档案管理员负责登记《记录表格一览表》，并复印一份待用。
4.2.3档案管理员根据记录表格的使用频率，将平均每2天及以下使用一张的记录表格复制一份送外大量印刷（数量视具体状况而定），其他由使用部门在公司内自行复制。
4.3记录的签收、领用和填写
4.3.1记录表格收到后，由档案管理员通知使用部门来领取，记录表格由科长或科长以上人员领取并在《记录表格领用单》上签名。
4.3.2所有的记录填写应真实、清晰和完整，并有记录人或操作者的签名。
4.4记录表格的更改
4.4.1记录表格在使用过程中，若影响使用目的时，相关人员应对记录表格提出更改。
4.4.2送外大量印刷的记录表格由更改提出人向办公室以《记录表格更改申请单》的形式提出申请，申请单中应说明更改原因。
4.4.3办公室收到申请单后，转至编制部门或编制人进行审查、更改，经审查、更改后由原批准人负责审批，当原批准人不在时，由其授权人负责审批，剩余的记录表格由办公室统一另作他用。
4.4.4公司内复制的记录表格由更改提出人直接向编制部门或编制人提出，由其进行审查、更改，并通知相关人员。
4.5记录的收集和编目
4.5.1各职能部门负责本部门记录的收集，并进行分类、汇总、整理及保管。
4.5.2供方提供的质量记录（包括检测仪器的检定记录）由质检科收集整理及保管；与质量管理体系运行有关的由品质部收集保管。
4.5.3记录由办公室负责统一编目。
4.6记录的归档、贮存和保护
4.6.1每年年底，各部门应将每年度的记录分类整理成册统一交办公室归档处理。
4.6.2办公室对移交来的记录按《档案管理制度》实施分类管理。
4.6.2对所有记录有统一记录编号的均进行贮存。
4.6.3编目并专柜存放便于检索，保存环境应清洁干燥，有防虫蛀措施。
4.6.4外来记录的保存要求按公司记录保存要求保存。
4.6.5记录的借阅
a、 所有记录的原件一律不准外借。
b、 当顾客或其他代表要求查阅记录时，由办公室人员陪同在档案室内查阅；若需长期借阅的，经总经理批准后，由档案管理员提供复印件，并登记《记录借阅登记表》。
c、 本公司内部人员确有需要可经办公室主任同意后借阅相关记录，并由档案管理员登记《记录借阅登记表》。
4.7记录的保存期限和处置
4.7.1本公司质量管理体系运行记录保存期限一般为三年，以满足可追溯性要求。
4.7.2超过保存期限的记录由保管人提出申请经管理者代表批准后方可进行，销毁记录需有二人在场，并在《记录销毁登记表》上签字。
4.7.3为法律或积累知识为目的而保留的超过保存期限的记录加盖“作废文件”印章。
5、相关/支持性文件
《档案管理制度》
6、记录
《记录表格一览表》
《记录表格领用单》
《记录表格更改申请单》
《记录借阅登记表》
《记录销毁登记表》
表格编制
7、程序流程图
