公司EMS程序文件范本：环境记录控制程序提要：各控制部门应填写《环境管理体系记录清单》，并将其复印件报推行办，明确本部门所控制的质量记录的传递程序
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十四.环境记录控制程序
1.主题内容与适用范围
本程序规定了环境记录的标识、收集、编目、归档、储存、保管和处置的方法。
本程序适用于公司各种环境记录（包括合同分供方提供的环境记录）的控制和管理工作。
2.引用标准和文件
《ISO14000：1996环境管理体系—规范及使用指南》
《ISO14000：1996环境管理体系—原则、体系和支持技术通用指南》
3.职责
3.1推行办负责制定公司内使用的各种环境记录的标识方法及环境记录的范围。
3.2各环境职能部门根据各自的业务范围，对各种环境记录进行收集、编目、归档、储存、保管和处置工作。
4.程序
4.1环境记录的范围
环境记录包括各种证明对污染控制情况符合规定要求和环境管理体系有效运行的各种报告、记录：如质量审核报告、管理评审记录、过程控制和纠正措施记录、人员资格和培训记录等。
4.2环境记录的媒介形式
环境记录可以载以任何形式的媒体，如文字、硬拷贝、电子媒体等。
4.3环境记录的填写规定
4.3.1记录要清楚、工整、全面、易懂，便于查阅、追溯。
4.3.2记录要准确、具体、及时，当场记录，避免事后回忆、追忆。
4.3.3填写记录时原则上使用钢笔，墨水要用碳素墨水，有复写要求或操作有难度时方可使用圆珠笔，禁止使用铅笔和红墨水笔。
4.3.4记录填写有错误时，不得在记录上随意涂改，也不得使用涂改液涂改；应在原记录上划两条平行线，要求能看到原数据；在旁边写上新数据时，应有更改者的签名或加盖个人印鉴。
4.3.5记录要依规定填写齐全，不准留空白项。
4.3.6不准在记录中书写与记录无关的内容，不准在框格外填写内容，若空间不足可加附页。
4.3.7记录中禁止使用繁体字和不规范的简化字。
4.4质量记录的标识
4.4.1推行办负责制定环境记录的编号原则和方法，各部门按规定对记录进行编号。
4.4.2编号方法
Q/XDZGT.H□□□□□
记录顺序号
三位阿拉伯数字表示本部门环境
记录顺序号
部门代号
两位阿拉伯数字表示部门代号
管理标准代号
G代表管理标准，T代表体系，H代表环境记录
企标代号
4.4.3部门代号：《管理性作业文件编写规定》。
4.5环境记录的控制
4.5.1各控制部门应填写《环境管理体系记录清单》，并将其复印件报推行办，明确本部门所控制的质量记录的传递程序、保存地点和期限，负责相应环境记录的定期收集、整理、归档、保管和处置。
4.5.2环境记录的储存和保管方式必须便于存取，并有适宜的储存和保管环境，防止损坏、变质或丢失。
4.5.3环境记录的借阅按各单位文件资料管理办法执行。
4.6环境记录的保存期限
4.6.1长期保存的环境记录
a.管理评审报告：3年；
b.第三方环境管理体系认证报告：3年；
c.内部环境管理体系审核报告：3年；
d.资格评定记录：6年。
4.6.2随受控对象而确定时间的环境记录：（一年以上到受控停止后一年）
a.检验、测量和试验设备的检定校准数据记录；
b.合同分供方的有关环境记录；
c.产品更改、工艺更改记录；
d.文件资料发放和更改记录；
e.纠正措施记录；
f.工艺纪律检查记录。
4.6.3无定期保存的环境记录（一年以上）。
4.7环境记录的处理
4.7.1合同要求时，在商定期内环境记录必须能提供给顾客或其代表在进行评价时查阅。
4.7.2到达保存期限后，由部门领导组织进行销毁并保存销毁记录。
5.支持性文件、作业文件
