宴会是一种社交、礼宾活动，为获得成功，筹划人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工作主要有：
步骤/方法
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确认宴会的对象、范围和规格
确认宴会对象、范围和规格的依据是宴会的性质、目的及经费筹措等因素，即要把需要和可能结合起来。筹划设计初步方案，经领导审批后确认。
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（1）根据宴会的目的，与上司确认被邀请的宾客名单；
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（2）根据宴会的目的和宾客的社会地位、职务身份，确认宴会的规格；
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（3）发出正式请柬：
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确认宴会的时间
时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这一因素，有时若实在难以兼顾，理所当然的应从宾客的方便着想，一般不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际或有禁忌的时间。
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①根据上司的提议；
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②根据其他因素而确认。
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③一般不选择在重大节日、假日，涉外宴会还要注意避开对方的禁忌日。
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确认宴会的地点
如果是官方的、隆重的宴会活动，一般安排在政府、议会大厦或宾客下榻的宾馆内举行。其他组织的宴会，有条件的可在本单位的宾馆或附近的饭店、宾馆内进行。
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①要考虑规格，规格高的安排在高级饭店或酒店；一般规格的，则根据情况安排在适当的饭店进行。
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②要考虑宴会对象，对文化素质高、有一定身份的宾客，宴会的卫生和环境尤其要讲究。
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印制分发请柬
邀请宾客参加宴会的请柬可用红色或粉红色卡片印制，写清参加宴会的时间、地点，宴会名称，以及受邀人姓名，如需对方给予回复，应写清“恭候佳复”等字样。请柬要提前送达，以表诚意，也可给对方准备的时间。非正式的便宴可不发请柬，直接打电话做口头邀请亦可。
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布置宴会厅
宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方，不宜用霓虹灯作装饰，可用鲜花、盆景，常青树等作点缀。如配有乐队演奏国歌或席间乐，乐队不要离得太近，乐声宜轻，最好能安排几位主要宾客都喜欢的乐曲。
宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置相同。
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菜谱安排原则
宴会时的菜谱要根据宴会的性质，目的，形式与规格，在经费预算标准内合理确认，菜谱的安排一般有四条原则：
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（1）主随客好。选菜的依据主要是宾客的口味喜好，选主方的地方特色菜亦可。
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（2）搭配合理。包括荤素搭配，营养构成搭配、时令菜与传统菜肴的搭配以及菜点与酒品饮料的搭配，力求合理。
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（3）营养平衡。西餐要讲究主菜配菜、海味肉食的协调，中餐应荤素搭配，南北口味搭配。
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（4）量力而行。按照经费的预算，合理确认菜肴的品种、数量与价位等。
补充参考：
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（1）莱肴的精致可口、赏心悦目、特色突出；
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（2）客人的饮食习惯、禁忌；
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（3）冷热、甜咸、色香味搭配。
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合理安排座位和席次
宴会时的座位，尤其是正式宴会的座位，是表达主方对宾客的礼遇和尊重，因此筹划要注意恰当安排赴宴人员座位。总的原则，既要按礼宾次序的原则作安排，又要有灵活性，使席位安排有利于宾主席间的交谈进而增进宾主友谊。
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（1）排定座位
宴会一般都要事先安排好桌次和座位，使参加宴会的人都能各就其位。席位的安排也能体现出对客人的尊重。
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（2）排定桌次
桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以东道主的桌为基准，右高左低，近高远低。
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（3）排定座位
①以东道主的座位为中心，如果女东道主参加时，则以东道主和女东道主为基准低高远低，右上左下，依次排列。
②把主要宾客安排在最尊贵的位置，即东道主的右手位置；主要宾客夫人安排在女东道主右手位置。
③东道主方面的陪同人员，尽可能与客人相互交插，便于交谈，更可避免自己人坐在一起，冷落客人。
④译员安排在主要宾客右侧。
⑤席次确认后，座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中间。
