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场地是否可以提供现成的特效？
在拉斯维加斯的剧院里开心产品发布会的最大好处之一，就是可以利用现成的舞台和道具来增加展示的效果。那里有可以旋转的舞台，有设备可以让要推出的产品从舞台下面升到空中，让你的揭幕仪式变得别开生面——你所需要的特效都是现成的。你可以在时间控制和节目彩排上下更多功夫。搞清楚剧场什么时间会“不开工”（没有会议活动），看看这一时间适不适合自己的会议活动。有些餐馆和私人俱乐部也可能提供特殊的灯光效果，镭射灯或者是气泡机等。
舞台方面还需要包括哪些预算？
你的舞台上是否需要安装特效？特效药简单一些还是精细一些？比如，是否需要舞台旋转？是否需要安装特殊的斜坡和通道？如果要做时装表演，那么在舞台后面或者台下侧面是否需要围上幕帘作为模特的更衣间？仔细想清楚所有可能需要列入预算的项目。
是否需要装饰物（道具，绿色植物）？
你想要如何布置舞台？是朴实简约，还是精美复杂得足以与电视上的颁奖典礼相媲美？需要加入多少布景？它们与舞台上将要进行的节目是否协调？如果舞台和布景不能由一家制作公司完成的话，你还要把不同的制作公司召集起来，共同商定最佳的舞台方案。
舞台区域是否需要悬挂幕帘？
舞台的后面需要怎么布置？需要什么样的舞台背景？是要简单的墙面，还是要更美观的幕帘？或者是复杂的背景设计？你的成本预算要想精确的话，这些也必须考虑进来。
会议活动是否会使用视听设备？
如果需要试听设备，那么是正面投影，还是背面投影？计划使用多少屏幕？房间内是否有空间安装背投设备？
演出或演讲是否需要使用多种语言？
在预算和布局两方面是否要考虑翻译间的因素？如果需要，就应考虑翻译间的位置以及耳机如何发放。翻译间可以设在会议室内，也可以设在会议室外。是否需要懂两种（或多种）语言的工作人员，让他们向与会者发放耳机并讲解使用方法？要不要保证在会议活动期间始终有懂双语的工作人员？你必须清点已发放的耳机数目，并且保证散会后，在与会者离开场地之前，有足够多的人手回收耳机。你可以让客人签字领取耳机，但这样容易造成拥堵。小心安排离开时签名的地点，以免人群堵塞出口。你也没有考虑到翻译试音时产生的开支？
试听服务公司对舞台布置有何要求？
同样，也要了解试听服务公司的要求，它们是否需要在舞台上或舞台前放置提词器或者现场摄像等设备？
