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同传与速记
同声传译人员与速记人员是需要一个较为稳定的环境来进行工作，工作人员应当为他们选取事宜的工作位置。
1，同传位置
会场中会设置专门的同传室供同传工作人员使用。同传室的位置根据会场的结构来安排，一般两种位置较好：一是同传室在会场后面靠墙处；另外一个位置是会场中间靠墙处。总之既不要破坏会场的美观，同时又方便同传工作进行。
2，速记位置
速记人员可以自由安排。速记需要用到电脑，因此要求速记人员旁边有电源。另外，由于速记过程中敲击电脑键盘的声音较大，较急促，因此速记位置与其他嘉宾之间要有一定距离。需事先确认速记人员既能听清发言，又不至于影响其他听众。
绿植与鲜花
在不同国家同一种花有可能代表不同的意义，所以在选用鲜花时要慎重。如在中国，菊花代表友谊常青，而在欧洲，句话意味着不吉祥，因此有欧洲人士出席的会议上不要用菊花来做装饰。
1，绿植的种类，大小
一般选用叶子较大的绿植，主席台周围采用高度在30厘米左右的绿植，可配点白色或红色的花。会场的角落可选用1.5～2米左右高的绿植。
2，鲜花的颜色与搭配
鲜花颜色跟进会议的类型来定，一般政府会议多用红色，学术会议多用素色，鲜花的颜色不要太杂，有两三种就行，颜色搭配要端庄大方。
尽量不要选用有刺激性气味的鲜花，考虑到会有嘉宾对气味，花粉过敏，一般采用较为常见的花。
3，鲜花的大小与形状
鲜花要根据桌子或茶几的大小，形状来决定。如果桌子长度在1米左右，可用50厘米左右的桌花。鲜花高度不要超过15厘米，否则摄影时会挡住嘉宾的脸。鲜花的形状要与所放置的位置进行搭配，例如，长方形的桌子适宜放置椭圆型的花束，而立讲台上则可以用下垂的花。
4，鲜花要求无水或少水
会场一般电器设备较多，所以花盘里尽量不要或少加水。
会场其他必需物品及注意事项
1，电源线路。会议室里的每个插线孔，插线板都要检查一遍，没电源的和不安全的贴上标签加以标注，电源线从地上拉过时，必须用插线槽等包好固定，如果没有插线槽也要用绝缘胶布或透明胶粘牢中地上，以防人员绊倒。
2，网络线路。有的嘉宾在会议中要用到网络，特别是媒体记者进场都需要网络，所以，网口也必须全部检查一遍。如果会场设有无线网络，则网线，路由器都应准备好。
