7站立会客
管理者对付秘书疏于拦截的或是不理秘书拦截而登堂入室的不速之客的最好办法是，马上起立并给予友善的招呼。如果管理者正在繁忙当中，则可坦白相告，并另约时间面谈。就算管理者愿意当场与他交谈，管理者仍以站立为宜，因为一旦管理者站立则可避免对方坐下。这样不但可缩短面谈时间，而且可使管理者心理上居于上风。
8让秘书控制会谈时间
秘书应通过她个人的判断或她与管理者的事先约定，对管理者的会谈时间实施控制。控制方法是这样的：在谈话超过某一合理的时间以后，秘书即以电话或亲自登门提醒管理者有关其它待办事项。这将促使面谈适时地在自然的方式下结束。倘若管理者认为仍有再谈下去的必要，则他可给予类似下面的答复：“我再过五分钟即可结束”。
这个答复不但令秘书了解预定结束的时间，而且也给予访客一种结束的信号。
9限时面谈管理者在面谈之初可向访客言明他所能会谈时间究竟有多少。述说这类的话语需要相当的技巧，否则很容易被访客视为傲慢无礼。不过当部属以电话求见时，限时面谈的要求可由秘书下达而不致发生尴尬或困难的局面。
10利用隐蔽的办公室
所谓“隐蔽的办公室”，即指只有秘书才知道的办公处所。当管理者面临重大的决策关头，或是从事计划筹谋的时候，通常都需要一个能松弛精神与集中注意力的环境。隐蔽的办公室便是一个理想的“避风港”。
11宁可提早上班，也不要延迟下班
倘若管理者发现正常的上班时间不够支配而须要加班，则宁可在上午提前上班而不要在下午超时工作。这是因为在上午上班之前抵达的不速之客通常都有正经事或急事待办，但在下午下班后抵达的不速之客通常都以闲聊者居多。
www.liushuye.com“会议病”的原因大概包括以下七种：
（1）基于合群的愿望而聚会倾谈。有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈本部门有关的问题”而召开。这一类的会议其实与交际或聊天并没有多大差别。
（2）为符合惯例或传统作风而开会。有些会议是因“历来管理者都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这即是一般所谓的“例会”，例会的召开与议案的多少无关，因为它是一种为开会而开会的会议。
（3）为不让他人专美于前而开会。有些会议是因“人家会计处每两星期就举行一次会议，我们人事处又岂能不跟进？”而召开，它并非旨在解决自身的问题。
（4）为表功而开会。有些会议是因“若不多开会，则老板将以为我偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司的信任与好感的手段。
（5）为推卸责任而开会。有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯于采取的招法。
（6）为逃避个别接触所可能产生的尴尬场面而开会。
有些会议是因“管理者不想令少数人太过难堪”而召开。例如某一管理者在他所领导的十五位部属之中，有两位时时迟到早退。他于是召集会议，在全体部属前面重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。那两位不时的部属却以为不守时的恶习与自己不相上下，所以对自己的过失并不太介意。至于其他守时的十三位同事则可能因无辜受责而士气低沉。因此，这一类会议除了平白地浪费十六个人的时间与引起十三个人士气低沉之外，毫无实际效果可言。
（7）会议主持者因欠缺管理技巧，而令会议费时无功。尽管“会议病”普遍在存在于一般组织里，而且其危害程度相当严重，但是管理者不难找到许多治疗这种病症的处方。现将一般时间管理专家所提出的有效的处方列举如下：
1会议前
（1）有些会议是可以不用召开的，因此在筹备会议之前应先寻找取代会议的可行途径，诸如：①能由适当的人员有效地解决的问题（或制定的决策），则归由该适当人员解决（或制定）。这样，将可免除会议的召开。②以电话咨商取代会议。将预定中的会议延期举行，并尝试将该预定中的会议的议程并入下一次会议的议程之中。③偶而取消一两次会议，以观察该等会议的需要程度。④委派代表主持会议。这样，一来可节省自己的时间，二来可增进该代表的人际接触面及主持会议的经验。
（2）取消所有的例会。将有需要开会讨论的议案集中在卷宗内，等卷宗内的议案累积到相当程度时再召开会议。这样做的好处是，在召开会议前管理者可能发现，有些议案将不再需要被列入议程之中。不过，那些重要的且有待紧急处理的议案，则应尽早开会处理。
（3）如有可能，则在一机构内采取这样的策略：所有的会议都要获得上级批准才能召开。这一策略的主要用意，在于令各阶层主管于开会之前三思有无开会的必要，以杜绝他们滥用开会手段。
（4）召开会议之前，必须先确立清晰的目标。若无清晰的目标，则不应开会，因为目标是会议的指南。
（5）尽量减少与会人数，只邀请有关人士参加。有些主管恐怕是为了表示公正或民主，一遇开会场合则让手下所有员工参加。殊不知与会人数一增加，则沟通的难度将加速递增。当与会者只有两个人的时候，沟通极为容易，因为此时只有两个沟通渠道存在。第三个人加入时，沟通渠道随之增至六个；第四个人加入时，沟通渠道增至十二个；第八个人加入时，沟通渠道增至五十六个；其余可依此类推。
（6）选择适当的开会时间，以令所有与会者都能出席。选择开会时间时必须特别留意：当关键性人物无法参加会议时，则原则上不应开会。因为关键性人物不在场时，所制定的决策可能不够明智，也可能不受支持而终至被推翻。
www.liushuye.com为避免过于延长，如有可能，则将会议安排在午餐前，另一会议或活动之前，或是下班之前不久举行。
（7）选择适当的开会场地，以方便与会者。选择地点时应顾及该地点对完成会议目标是否容易、设备提供是否齐全、交通是否便利、场地大小是否适中等因素。议程特别长的会议，最好是在办公地点以外的地方举行，以免受到干扰。
（8）议程及有关资料应先发给与会人，使他们能事先作必要的准备。
（9）按每一与会者每分钟的工资额及每一分钟所享有的福利额估计会议成本。假定：①与会者计有十位；②每一位工资20，000元；③每一位的每个月工作时间为10，000分钟；以及④每一位在平时所享有的福利等于工资的25%.在这些假设下，组织本身对每一位与会者每开一分钟的会议所须支付的代价为2.50元，而对十位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为1500元！会议成本的估计有助于提醒会议召集者审慎处事，将有助于提醒其他与会者珍惜会议时间。
（10）应该对会议加以时间限制（即事先制定起迄时间），并按每一个议案的重要程度而分配给它适当的时间。
（11）可能的话，应限定出席会议的次数，只出席与自己有关的或是自己有所贡献的会议。
2会议中
（1）会议应准时开始。在会议中如等候迟到者。为则等于惩罚准时者。等候迟到者的先例一开，则原来的准时者将可能变为迟到者，而原来的迟到者将可能变本加利地成为更严重的迟到者，避免和消除这种局面，召集会议者应先预告会议将准时举行，然后毫无例外地坚持准时举行。
