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如果你打算邀请媒体来参加你的活动，你就需要了解一下他们会在什么时间、以什么方式参加。以被邀请的客人的规格来招待媒体吗？如果是，你就要做好相应的餐饮安排。你是否考虑开一个专门的新闻发布会？媒体有什么要求吗？要仔细了解他们都有什么要求，并尽量给予满足，这对你是有好处的。比如，他们可能需要几个车位供摄制组停放车辆、需要可以铺设电缆的地方、或者合适的媒体借口；他们可能要做现场直播，需要在指定时间做一个专访。花一些时间去询问他们需要什么，最好是能预料到他们的需求。
媒体工作人员都非常忙，要尊重他们的时间，并且决不能忽视他们在成功地报道你的活动上所能做出的贡献。要注意团结媒体，共同合作，使双方的工作想得益彰。他们有时需要进入房间作私下采访，有时需要拍一些照片。有一点你必须时刻记住：媒体有无数的活动可供选择，如果你想要他们考虑你的邀请，你就必须让他们和你一起工作时感到很愉快。一定要注意努力合作，因为你实际上也是要建立一种工作关系。当然，若正值发生了什么重大新闻，他们也会被临时调走。
儿童
如果孩子们参加活动，可供他们享用的东西真是太多了。许多游轮和饭店都有专门为孩子们设计的、有专人照应的游戏和活动。他们的饮食可以安排在不同的时间和不同的地点，和成人隔开，还可以安排经验丰富的保姆负责照料。你可以为大人和孩子们举办不同的主题活动。孩子们可以参加的活动很多，如短途旅行，也可以安排一些体育专家指导他们的活动，如适合不同年龄和体力有别的孩子们的沙滩奥林匹克。
菜单可以依据孩子们的口味单独设计，每份的分量可以少些，要容易进食而且趣味十足。娱乐项目可以包括杂技表演、化妆舞会或小丑、画脸、杂耍、魔术、木偶戏和讲故事等。
下面的一些主题活动可供参考：
狂欢。各种游戏节目都可以安排，而且人人都有奖品。还可以租用拍照间和贴纸设备（每个小朋友的脸上都可以你贴上贴纸）制作以下食品的设备也可以租用：爆玉米花、棉花糖、苹果糖、华夫饼、雪糕、热狗、辣味奶酪玉米、棒状饼干、炸面圈。冰激凌和糖果。
小型高尔夫。请职业选手讲课。稍大一些的孩子可以在小型球场上实战课，也可以租用模拟球洞练习。
游戏机。包括虚拟现实和大屏幕的互动影像、驾驶模拟装置、滑雪和滑雪板模拟装置、冲浪、足球、曲棍球以及放满毛绒动物玩具的升降台。
台球桌。有台球高手在旁边指导大一些的孩子玩台球（这也可以作为成年人鸡尾酒会的主题）。台球桌可以租用、安装在合适的地方即可。
如果孩子们要参加较为激烈的游戏，建议应得到他们父母的书面同意。要了解一下有没有孩子存在食物过敏等问题，要安排足够的专业人员负责此事。安全也非常重要。你要确保孩子们是在一个安全的、有保护措施的区域。可以设计一些安全身份中。必要时，在孩子们去卫生间时安排同性别的工作人员陪同。在毛衣和外套上贴名片式行不通的，因为孩子们总是喜欢把它们撕掉，而且陌生人也可以据此叫出它们的名字。一个较好的解决方法是把写有孩子姓名的带子戴到他们的手腕上，这就是他们的安全身份证。老妖知道在发生紧急情况时怎样和他们的父母取得联系。记住，孩子不一定和父母姓相同的姓，所以了解的信息一定要全面。
