学院党委办公室会议组织管理制度提要：秘书应在开会前10-15分钟提前进场，检查会场情况，准备好专用的会议记录本以及符合存档标准的书写工具，做好记录准备。如有特殊记录工具，则应在会前30分钟进行调试
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一、会议的准备
1.接到有关会议通知后，办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及特殊要求等，通知办公室办事秘书。
2.办事秘书接任务后，应及时做好各项准备工作，包括按照会议要求准备材料，确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等，并将准备情况向办公室负责人汇报。
二、会议的通知
1.办事秘书按照会议参加人员的范围通过办公自动化系统发布会议通知。通知应包括被通知人（单位）名称、会议时间、会议地点、会议名称、落款等内容；通知至少应于开会前一天发出。
2.临时召开会议，可采用电话通知；如无法通知到当事人，需请他人转告时，办事秘书应记录转告人的姓名及接听时间。
3.承担通知任务的秘书应及时将会议通知和反馈情况向办公室负责人汇报。
三、会议的记录及纪要整理
1.一般情况下，秘书应在开会前10-15分钟提前进场，检查会场情况，准备好专用的会议记录本以及符合存档标准的书写工具，做好记录准备。如有特殊记录工具，则应在会前30分钟进行调试，调试合格后方可使用。
2.会议记录应包含会议时间、会议地点、参会人员情况、会议进行情况、参会人员发言摘要以及会议结论等内容；负责会议记录的秘书应保持会议记录工作的连贯性和准确性。
3.会议结束后，负责记录工作的办事秘书应在2个工作日内形成会议纪要，报送办公室负责人核准后，交由主持会议的校领导签发。
四、会议抄告单的下发、督办及反馈
1.如会议有关决定需要抄告有关部门（单位）执行，办事秘书应在2个工作日内完成抄告单，经办公室负责人核稿，交主持会议的校领导签发后，通过办公自动化系统发至有关部门。
2.办事秘书应及时了解抄告单的执行情况，做好督办工作，并向办公室领导汇报。
3.办事秘书应每学期整理抄告单的执行情况，报有关领导审阅。
五、会议有关材料的存档
1.会议的有关材料应统一回收，视不同性质分别存档。
2.与会议有关的会议准备单和通知记录单应至少保留2周。
3.会议记录本、会议抄报单（存根联）、会议通报、会议发言稿等文书，应按学校有关规定存档。
