XX药业文件管理制度提要：公司发文由公司总经理（或其授权人）签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件
源自 方案XX药业文件管理制度
1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。
2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。
3.权责说明：总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文
4.1公司发文由公司总经理（或其授权人）签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。
4.2公司发文程序
4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。
4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。
4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。
4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记；签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。
4.3公司发文分类、编号：西藏药业〔2006〕××号。
4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。
4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。
5.公司部门发文
5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章；任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。
5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。
5.2.1总经办发文：在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。
5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。
5.3公司部门发文格式附后。
5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。
5.5公司内部发文按以下办法分类、编号：
西藏药业（总经办、信息部、***）发〔20××〕××号
6.收文
6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写《收发文登记表》，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员，不得积压延误；属于急件的，应在接件后立即报送。
6.2各部门应指定专人办理收文事宜。
6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的《收发文登记表》一起存档。
7.其他
7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者"不得复印"、"不得携出"字样。
7.1.1绝密：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。
7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。
7.1.3 秘密：秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。
7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。
7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。
7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。
7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元爱心基金。
8.附则
8.1 本制度由总经办负责解释。
8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附：
