一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、 采购部工作基本要求
1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、 采购审批程序
1.申购单审批程序：
使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办
董事会 申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、 供应商管理
1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2. 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
主题3：厨房管理之验收管理
· 采购是厨房生产获取必需原料的前提，验收是提供厨房生产价格适宜又不串规的各类原料的保证。饭店按质按量并以合理价格订购并不能保证供货单位也按质按量并以合理价格为饭店提供各类厨房原料。验收管理不仅关系到厨房生产成品的质量，而且还对生产成本的控制产生直接影响。因此，规定验收程序和要求，并使用有效的验收方法，对验收工作加以控制管理是必要需的。
验收方法与程序
明确验收方法和程序，可以保证验收工作循序渐进、验收项目全面而又节省时间；还可以减少验收的随意性，确保进货质量。
1、根据订购单检查进货
验收人员要负责核实送验货物是否符合订购单上所规定的品种及规格质量要求，符合品种和规格质量要求的原料及时进行其他方面的检验，不符合要求则拒收：
（1）未办理定货手续的原料不予受理。
（2）对照原料规格书。规格未达标或串规的原料不予受理。
（3）对畜、禽、肉类原料，查验卫生检疫证，未经检疫或检疫不合格原料拒绝受理。
（4）冰冻原料如已化冻变软的，亦作不合格原料拒收。
（5）对各类质量有怀疑的原料，需报请厨师长等专业技术权威仔细检查，确保收进原料符合原料规格书的最低质量标准。
2、根据送货**检查进货原料
供货单位的送货**是随同物品一起交付的，供货单位送给收货单位的结账单是根据**内容开具的，因此，**是付款的主要凭证。供货单位送来或饭店自己从市场采购回来的原料数量、价格是**反映的主要内容，故应根据**来核实验收各种原料的数量和价格。
（1）凡是以件数或个数为单位的送货，必须逐一点数，记录实收箱数、袋数或个数。
（2）以重量计量的原料，必须逐件过磅，记录净料；水产原料沥水去冰后称量计数，对注水掺假原料拒收。
（3）对照随货交送的**，检查原料数量是否与实际数量相符，以及是否与采购订单原料数量相符。
（4）检查送货**原料价格是否与实际数量相符以及是否与采购订单原料数量相符。
（5）检查送货**原料价格是否与采购定价一致，单价与金额是否相符。
（6）如果由于某种原因，**未随货同到，可开具饭店印制的备忘清单，注明收到原料的数量等，在正式**送到以前以此据记账。
3、对不合格原料予以退回
对质量不符合规格要求或分量不足的原料，填写原料退回通知单，注明拒收理由，并取得送货人签字，将通知单（副本备存）随同不合格原料及有关原料凭证（不影响其他进货做账）一同退回。
4、受理原料
前三个程序完成后，验收人员应在送货**上签字并接受原料。有些饭店为了方便控制，要求在送货**或发货单上加盖收货章。收货章包括收货日期、单价、总金额、验收人员等，验收人员正确填写上述项目，并签字。检验认可后的原料，就应由进货单位负责，而不再由采购人员或供货单位负责，这一点验收人员应该清楚。
5、原料入库
验收后的原料，从质量和安全方面考虑，需及时送入库内存放。有些鲜活易腐的原料，应及时通知厨房领回加工。冰冻原料应及时放入相应冷库，防止化冻变质。入库原料在包装上应注明进货日期及进料价格，或使用标签，以利于盘存和安排领用。原料入库应有专人搬运。由供应单位的送货员把原料送入仓库的做法是不足取的。
6、完成有关报表
验收人员填写进货日报表，以免发生重复付款的差错，并可用作进货的控制依据；所有**和有关单据连同进货日报表及时送交财务部门，以便登记结算。
验收要求
为了保证验收工作的顺利进行和提高验收工作效率，除了配备合格的验收人员外，还必须具备一定的验收场地和设备设施 条件。
1、验收人员要求
（1）验收人员必须以单位利益为重，秉公验收，不图私利，具有一定的原则性。
（2）验收人员要勤恳踏实，仔细认真，验收程序应全面彻底完成。
（3）应受过专业训练，掌握较全面的原料基础知识，清楚采购原料的规格和标准，对原料质量能作出较全面准确的判断。
（4）应该熟悉饭店的财务制度，懂得有关票据账单的处理方法和程序。
2、验收场地和设备要求
验收场地合理与否直接影响到验收的效率和验收人员的工作量。理想的验收位置，应紧靠原料入口与货仓之间，并尽可能与厨房生产和服务同在一个区域。这样便于控制原料进出，同时可以减少搬运工作量。此外，验收需要处理许多票据账单，所以应配备相应的办公室及一定的办公用具，以方便操作。
