客运公司文件管理办法提要：总经理办公室在将文件送领导签发之前，应认真做好审核工作，审核的重点为：是否需要行文，文件内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合国家
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第一章 总 则
第一条 为适应公司规范化管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本办法。
第二条 公司文件是传达方针、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验、申报计划、方案的重要工具，各部室及下属公司必须认真做好文件管理工作。
第三条 文件处理必须做到准确、及时、简便。
第四条 文件管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。
第二章 文件主要种类
第五条 公司文件种类主要有：
（一）决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、函、批复、会议纪要、工作计划、总结等。
（二）公司合同、协议、采购计划、报告、方案。
（三）其它需要领导批示的书面材料。
第三章 文件格式
第六条 公文格式：公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
（一）公文标题，应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明发文机关和文件种类，除批转规章制度外，一般不加书名号。
（二）发文字号，包括机关代字、年份、顺序号。
1、公司本部的发文字号
（1）公司文件，分为4种：
张环客：用于向市、区政府、有关职能部门、各股东方、董事会等请求指示、批准，报告工作，反映情况，提出意见或建议，答复询问等事项；
张环客发：用于传达贯彻上级单位的方针、政策、指示，部署全局性工作，发布重要决定，批转有关部门的涉及全局、有指导意义的文件，以及必须以公司名义发布的事项；
张环客人：用于涉及公司人事任免等事项；
张环客函：用于与景区内、外不相隶属或者平行的单位、部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准等事项。
（2）公司安委会文件：张环客安发；
（3）公司党总支文件：张环客党发；
（4）公司团总支文件：张环客团发；
（5）公司工会文件：张环客工发；
（6）公司总经理办公室文件，分为2种：张环客办发、张环客办函。
2、下属公司的发文字号要求
下属公司不得使用“易程天下”字样的发文字号。湖南易程国旅公司可用“易程国旅”字样作为发文字号，高速事业部可用“易程高速”字样作为发文字号，易程天下信息技术有限公司可用“易程信息”字样作为发文字号。
3、年份、序号
年份应用阿拉伯数码标注全称，用六角括号；序号不编虚位，不加“第”字。
（三）文件一律加盖印章，上报的文件应注明签发人。
（四）秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
（五）紧急文件分别标明“特急”、“急”。
（六）请示一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄报形式。
（七）文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。
（八）发文部门写全称或规范化简称，公司规范化简称为“环保客运公司”。公司内各部门的对内规范化简称为“公司各部室、分部、中心，信息技术公司、国旅公司、高速客运事业部”。
（九）会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。
（十）文字从左至右横写，横排。
第七条 文件用纸统一用A4型，左侧装订。“通告”、“通知”用纸大小，根据实际需要确定。
第八条 合同、协议的起草和签订应符合《合同法》的有关要求。
第九条 采购计划、报告、方案及其它需要领导批示的书面材料须按规范的格式起草，如采购计划，必须注明事由、数量、品名、型号、单价等。
第四章 文件办理
第十条 公司文件由各有关部门起草，并经部门第一负责人核稿后送总经理办公室按程序上报。
第十一条 凡需办理的文件，由总经理办公室根据内容和性质统一送公司总经理、其他分管领导审批，或交有关部门办理，并提出办理时限。其他部门或人员不得擅自传递公司文件，不得擅自以部门名义对外发文。
第十二条 已送公司总经理或其他分管领导批示的文件，应在两日内批办，紧急文件应当日批办，交有关业务部门办理的文件，总经理办公室应根据办理时限检查催办，防止漏办和延误。凡逾期延误或漏办者，由相关责任人承担责任。
第十三条 公司发出的文件由总经理或总经理授权的其他分管领导签发；公司安委会文件由安委会主任签发；公司党总支文件由党总支书记签发；公司团总支文件由团总支书记签发；公司工会文件由工会主席签发；总经理办公室发出的文件，由行政分管领导或总经理办公室主任签发。
第十四条 公司领导或有关部门审批文件要认真负责、及时，文件主批人应签署自己明确具体的意见、姓名和时间，不得无故压文件。总经理办公室负责对文件的会签进行督促。
第十五条 草拟和签批文件，应使用碳素墨水钢笔或毛笔。
第十七条 总经理办公室在将文件送领导签发之前，应认真做好审核工作，审核的重点为：是否需要行文，文件内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合国家、省、市及本办法有关规定。然后上报公司有关分管领导及总经理签批。文件的拟办由总经理办公室主任或其授权的其他人员签署，其他部门或人员不得随意签署拟办意见。
第十八条 秘密文件不得翻印、转发，传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
第十九条 收文的处理。公司收文归口总经理办公室统一管理，由总经理办公室负责文件的拟办、送审、督办，总经理办公室要严格做好收文登记备查和督促办理工作，其他各部门应及时对所收到的文件送总经理办公室按程序处理。
第二十条 各部室起草的对外文件，由起草文件的相关部室负责对外报送；公司内部管理文件，由总经理办公室负责下发到各部室。
第五章 文件立卷和销毁
第二十一条 文件办完后，应及时将文件正本和有关材料按照档案管理有关规定进行归档。
第二十二条 公司文件归口总经理办公室归档，其它部门原则上不得保留文件，对技术性较强或为方便日常管理而需由本部门临时保管的文件，负责保管部门应定期（两年一次）转交公司档案室统一存档。
第二十三条 没有存档价值和存查必要的文件经过鉴别并报公司主管领导批准，可定期销毁，销毁秘密文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。
第六章 附 则
第二十四条 本办法修改、解释权归公司总经理办公室。
第二十五条 本办法从发文之日起施行。
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