学校办公室工作规范提要：做好有关准备工作，征询、了解校领导和办公室领导当日的其他工作安排、交办任务。保持办公室的工作秩序，认真、迅速、高效、有序地进行工作。
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为适应建设成为特色鲜明、国内先进水平的教学研究型医科大学的要求，充分发挥办公室的职能作用，严格履行办公室各类人员岗位责任制，提高办事效率，强化工作质量，进一步增强服务能力和服务水平，使办公室的工作朝制度化、科学化、规范化和程序化方向发展。特制定本室工作规范。
一、每日工作准备及办事要求
1、工作人员必须遵守学校规定的作息时间，按时上下班。出差、病、事假需按学校规定履行请假手续。
2、上午上班要提前10分钟到达办公室，搞好卫生，整理好办公室，在规定的上班时间开始工作。
3、上班后要明确当日个人工作事项及分工，核查校领导当日的事务安排表，做好有关准备工作，征询、了解校领导和办公室领导当日的其他工作安排、交办任务。
4、保持办公室的工作秩序，认真、迅速、高效、有序地进行工作。
5、节约资源，不得浪费水、电、纸张及其他办公资源。
6、下班后及时清理个人物品，关闭电脑、打印机、复印机等办公工具电源，检查水龙头和门窗是否关紧。
二、文秘工作规范
文秘工作的基本要求是准确、及时、保密。
（一）党委文件发布的主要形式和适用范围。
1、《中共z医科大学委员会文件》，主要用于发布干部任免通知、党委综合决策、纪律检查、组织、宣传、统战、大学生的教育和管理、群众团体工作、安全、保密、武装和文秘等工作发文。
2、《中共z医科大学委员会决议书》，主要用于校党委会议定事项。
（二）校行政机关文件发布的主要形式和范围。
1、《z医科大学文件》，主要用于学校行政各类公文。
2、《z医科大学会议纪要》，主要用记载学校重要的专题会议精神和议定事项。
3、《z医科大学函件》，主要用于发不相隶属机关的公文，与兄弟院校联系工作、通报情况等。
4、《z医科大学校长办公会决议书》，主要用于校长办公会议定事项。
（三）文件所用字号
标题用2号小标宋字体，秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词用3号黑体，签发人（会签人）姓名用3号楷体，主题词用3号小标宋体，发文字号及主送机关、正文、时间、附件、附注、抄送（报），印发均用3号仿宋体。
（四）文件审批权限
学校的重要文件，应由校党政主要负责人签发；一般事务性文件，可由分管该项工作的校领导签发；党政联合文件，由党政主要负责人会签；凡发经校外的各类文件应分别由党政主要负责人签发。
（五）行文程序
1、拟搞。文秘人员必须根据领导交待或会议决定进行文件的起草工作，并按规定的格式和体类行文。学校规划、党委工作报告、校长工作报告、学校党政工作要点等重要文件的起草，文秘人员必须认真领会行文目的、意图，列出提纲。经有关领导同意后，方能动笔。初稿完成以后，文秘人员须反复修改，要求语言表达准确，文字简练通顺，标点符号正确，书写整洁清楚。
2、收稿。文秘人员收到各部门拟稿，以学校名义印发的各类文件时，要认真核对文种、公文格式、语言表述是否准确，确定无误后送各级领导批阅。
3、核稿。经反复修改后的文稿由分管副主任初审后，送办公室主任审核。
4、签发。经核稿后的文稿，送有关校领导阅后定稿、签发。签发人对文件负责，署全名，注明年、月、日。
5、编号、校对、成文。经领导签发的文件，由办公室指定的秘书负责编号，仔细校对，形成正式文件。
6、加盖印章。我校全面实现网上办公，校内发文除存档外，不进行打印、盖章。发往学校以外的文件，由文秘人员认真校对后，印制成文，加盖印章。
7、分发。文件成文后，文秘人员要严格按发文范围进行分发。以学校名义上报下发的文件，要履行分发文的登记手续。定密文件要以机要件寄发。
8、归档。电子文件办理结束后直接归档。纸质文件加盖印章后与原稿一并存档，在次年的四月底以前进行整理归档，及时向综合档案室办理移交手续。
（六）印鉴使用程序
1、学校印鉴包括党委、行政印章，钢印，校领导签名章，法人证书，组织机构证书、学校介绍信。
2、使用部门需填写《启用公章审批表》，由分管校领导批准后启用印鉴。
3、分管领导不在时，可通过电话、短信等方式请示，或由校领导授权办公室主任批准。
4、除特殊情况外，不得加盖空白印鉴。
5、出示法人证书，组织机构证书复印件时，需在复印件上注明事由，并加盖公章。
（六）收文程序
1、机要文件的签收处理
机要件原则上由机要秘书负责签收，办公室其他人员受机要秘书之托，也可签收。接受机要文件时，在认真核对件数及号码后，方可签收。
机要秘书对接收的机要文件要立即启封，并进行登记、编号、分类，送交办公室主任拟办。
机要秘书根据办公室主任拟办意见，将机要件呈校领导传阅。传阅过程中，要认真做好文件的提示、收回工作，加速文件的传阅速度。
需转有关部门办理或传阅的文件，机要秘书要按照校领导批示分发，严格按照文件办理时限，确保办结，急件急办。
