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给名单A上的客人邮寄要求信 活动举办7周之前
具体时间因各地的投递时间表和邀请信投送地区的不同而略有不同。试投性卡卡片或信件可以早点投递，让客人知道将有一个活动举办，但日期还未确定，如接受邀请，在特定时间将有机正式邀请信。
名单A上客人的回复截止日期 活动举办7周之前
具体时间因各地的投递时间表和邀请信投递地区的不同而略有不同。试投性卡片或信件可以早点投递，让客人知道将有一个活动要举办，但日期还未确定，如接受邀请，在特定时间将邮寄正式邀请信。
名单A上客人饿回复截止日期 活动举办5周年之前
给名单A上的VIP客人邮寄通行证 活动举办5周之前
（如果需要-客人的通行证通常用于安全控制目的，作为一种看得到的证件，他可以挂在脖子上，夹到包或皮带上，或者戴到手腕上。在要些活动中，会有两种类型的客人安全通行证，一种是普通通行证，另外一种是可进入VIP房间的“特殊通行证”）
给B名单上的客人邮寄邀请信 活动举办5周之前
名单B上客人的回复截止日期 活动举办3周之前
给名单B上的VIP客人邮寄通行证（如果需要） 活动举办3周之前
这些时间安排是在所有材料都能准时递送，所有工作都能准时完成的基础上设计的。如果你对材料能否准时送达，地址能否准时写好，投递安排是否恰当没有把握的话，那最好把活动举办提起至少推迟一周。你最不希望发生的事情都有可能发生-邮件延误，电脑瘫痪等。所以，不管什么时候，只要可能，都要尽早做好准备。
有关邀请信事宜
准备客人名单 活动举办6个月之前
设计邀请信 活动举办6个月之前
与设计师有关的事项 活动举办16周之前
联系邮局 活动举办16周之前
邀请信设计初审 活动举办14周之前
邀请信设计二审（如有需要） 活动举办13周之前
联系印刷商 活动举办12周之前
给邮局提供信封 活动举办10周之前
给名单A上的客人邮寄邀请信 活动举办7周之前
给名单A上的客人回复机制日期 活动举办5周之前
给名单A上的VIP客人邮寄通行证 活动举办5周之前
给名单B上的客人邮寄邀请信 活动举办5周之前
名单B上客人的回复截止日期 活动举办3周之前
给名单B上的VIP客人邮寄通行证(如有需要) 活动举办3周之前
要根据当地邮递系统情况和节假日安排予以适当调整。在休假季节，学校假期和暑假期间，客人可能会外出，你要根据实际情况安排好邮寄时间，保证名单A上的客人有充足的时间做出回复。
媒体
如果你打算邀请媒体来参加你的活动，你就需要了解一下特么会在什么时间，以什么方式参加。以被邀请的客人凤规格来招待媒体吗？如果是，你就会要做好相应的餐饮安排。你是否考虑开一个专门的新闻发布会？媒体有什么要求吗？要仔细了解他们的都有什么要求，并尽量给予满足，这对你是有好处的。比如，他们可能需要几个车位供摄制组停放车辆，需要可以铺设电缆的地方，或者合适的媒体接口，他们可能要做现场直播，需要在指定时间做一个专访。花一些时间去询问他们需要什么，最好是能够预料到他们的需求。
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媒体工作人员都非常忙，要尊重他们的时间，并且决不能忽视他们在成功地报道你的活动上所能做出的贡献。要注意团结媒体，共同合作，是双方的工作相得益彰。他们有事需要进入房间作私下采访，有时需要拍一些照片。有一定你必须时刻记住：媒体有无数的活动可以供徐哲，如果你想要他们考虑你的邀请，你就必须让他们和你一起工作是感到很要愉快。一定要注意努力合作，因为你实际上也是在建立一张工作关系。当然，若正值发生了什么重大新闻，他们也会被临时调走。
媒体：问与答
问：媒体报道会成为你的活动的一部分吗？
答：你打算在什么时候，什么地点邀请媒体来参加你的活动？你可以在活动之前开一个新闻发布会，也可以安排几组独立的媒体采访。斟酌一下将浙西活动安排在哪里最合适，以及是否需要一个单独的房间。
问：媒体将以客人的身份参与你的活动吗？
答：餐饮方面的安排是否已经把他们计算在内？如果在晚餐之后还有一个鸡尾酒会，那么，你打算把他们安排在特地为媒体准备的餐桌上呢，还是和其他客人在一起？在一次筹款互动中，主办方职位媒体工作人员提供饿桌子而没有提供餐饮。不用说，媒体是很不愉快的，至于媒体hi如何报道这次活动也就可想而知了，更不用提供促进策划委员会与媒体和慈善组织的长期合作关系了。因此，如果你已经把媒体作为客人邀请来，就要以客人之礼对待对方。加入你邀请媒体仅仅市委报道活动的每一部分的话，一定要在邀请信中写清楚，这样他们也就知道自己该怎么做了。如果处于安排考虑，重要人物只允许每次接受一家媒体采访，那么应该为他们安排一个独立的房间（并备有足够的茶点）。
