公司电话管理规定提要：各分机拔打长途电话均由总机转拨，通话时间原则上要求不超过五分钟；转接国际长途需说明事由，否则总机有权不予授话
来自 保安公司电话管理规定
1.目的
规范公司电话管理与使用，提高电话使用率，降低办公费用。
2.范围
本规定适用于集团各公司办公室电话管理。
3.职责
3.1人力资源及行政部负责对公司所有电话的管理监督。
3.2财务部对电话费用行使稽查权。
3.3各部门经理负责对部门所属的电话使用进行监督。
3.4信息部负责公司办公电话整体规划、配布及日常维护。
4.公司电话配布
4.1总经理或以上高层管理人员开通国际直拔电话功能。
4.2副经理、经理、高级经理、副总经理、总经理秘书等开通国内直拔电话功能。
4.3其他各分机开通本市市话功能，如需拔打长途可通过前台转接。
4.4其他人员因工作需要开通国内或国际长途直拔专线的，须由总经理（副总裁）批准。
5.使用规定
5.1所有直线电话分别设立责任人，责任人职责包括呼出控制、密码控制及电话机/传真机的维护保养。
5.2通话内容应言简意赅、长话短说，如遇事情复杂、内容较多，可事先拟好相应提纲。
5.3传真机不能作电话使用，传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。
5.4当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修，严禁擅自拆卸。
5.5直拔长途电话前应加拔IP号（17909或96688）。
5.6各分机拔打长途电话均由总机转拨，通话时间原则上要求不超过五分钟；转接国际长途需说明事由，否则总机有权不予授话。
5.6接听电话一般最迟不得超三声铃响。
5.7传真机不能作电话使用，传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。
5.8当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修，严禁擅自拆卸。
5.9各分机拔打长途电话均由总机转拨，通话时间原则上要求不超过五分钟；转接国际长途需说明事由，否则总机有权不予授话。
6.前台电话管理
6.1树立良好的企业形象，对外来电话应及时接听，最迟不得超三声铃响，规范用语：“您好！****，请问您找哪位？请问哪里找？好的，请稍等”；如遇当事人不在，应问明对方需要转告与否。
6.2无特殊情况，不准他人在前台拨打及接听电话。
6.3所拨出的长途电话一律造册登记，必须照实填写。
6.4对需拨打的外线电话，按登记先后顺序拨出，同时尽量保持一条线空置，以便外线打入。
6.5严禁利用前台电话拔打私人电话；
6.6前台工作人员下班时应将前台电话用密码控制呼出功能，调至自动转接功能。
6.7前台文员定于每月5日前汇总上月各长途电话登记表交人力资源及行政经理审核。
7.对擅自拔打与公司无关的电话或声讯台（聊天）电话的，将相关追究责任人，由责任人承担该部分话费。
