医院办公用品管理制度提要:需归还办公用品在正常使用情况下损坏,可到采购专员处以旧换新;如丢失则应由领用人按用品的采购价格予以赔偿。
自 www.liushuye.com医院办公用品管理制度
1、目的
为规范办公用品采购与管理流程,保证部门(科室)申请的办公用品得到有效利用,避免出现闲置、浪费现象,制定本制度。
2、适用范围
2.1本制度适用于办公用品与低值办公设备的管理。
2.2办公用品分为一次性使用物品(如签字笔、铅笔、胶棒、笔记本、色带等)与可重复使用的物品(如笔筒、剪刀、订书机、文件夹等)两大类。
2.3低值办公设备是指扫描仪、喷墨打印机、传真机、电话等购置金额小于1000元(含)的办公设备。
3、原则
3.1采购前货比三家,购买价廉物美的商品。
3.2先申请,后领用,库存最少的原则。
4、职责部门
4.1院办(人事行政部、后勤)指定专人(以下简称“采购专员”)负责医院办公用品采购与管理工作;
4.2院办(人事行政部、后勤)负责人(以下简称“采购主管”)负责审批各部门办公用品申领计划及汇总分析办公费用使用情况,向上级领导汇报。
4.3采购专员负责汇总各部门(科室)的办公用品申领计划,经采购主管批准后集中购买并发放;负责办理采购报销手续;负责核算各部门(科室)办公费用,按月上报采购主管。
4.4部门(科室)指定专人(下简称“部门文秘”)负责本部门(科室)办公用品的申请、领用与《部门办公用品台帐》的日常管理。
5、工作程序
5.1申请
5.1.1部门文秘每月末汇总本部门(科室)对办公用品的需求,填写《办公用品申领表》并交至采购专员。
5.2采购
5.2.1采购专员汇总各部门(科室)上报的办公用品申请计划,针对采购项目向供货方询价,经采购主管审批签字后,进行集中采购(采购期间一般为三天之内);办公设备采购需报总经理(院长)审批。
5.2.2办公用品采购金额超过1000元(单件价格,含)时,需报总经理(院长)审批。
5.3入库及领用
5.3.1采购专员完成采购后,根据采购项目明细单逐项办理入库手续;
5.3.2入库完成后,采购专员通知部门文秘领取所申请的办公用品;
5.3.3部门文秘根据申领明细在部门(科室)内发放物品,按照领用情况分别登记《部门办公用品台账》(,并对“需归还类”(可重复使用)物品做出标记。办公用品领用人需在《部门办公用品台帐》本人页上签字确认。
5.4配发
5.4.1新员工入职时配发的办公用品一般包括签字笔、笔记本、笔筒、文件夹、文件架各一件,其它因公必备办公用品按需申领。
5.4.2对于每人每月必须定额发放的必备用品(如劳保用品等),可以根据实际情况及匡算量每月一次性配发,以减少申请程序。
5.5返还
5.5.1部门(科室)出现领用量剩余或不再使用的物品时,需退还采购专员办理核销,冲抵本部门(科室)办公费用;
5.5.2员工离(调)职时,www.liushuye.com需提取《部门办公用品台账》的本人页到院办(人事行政部、后勤)办理“需归还类”办公用品的返还手续。
5.5.3需归还办公用品在正常使用情况下损坏,可到采购专员处以旧换新;如丢失则应由领用人按用品的采购价格予以赔偿。
5.6保管
5.6.1采购专员需清楚掌握办公用品库存情况,并经常整理,保证物品不受侵蚀。
5.7盘点
5.7.1采购专员应定期盘点办公用品库存(根据库存大小自行安排盘点周期,一般每月进行一次)。盘点要求作到账物相符,如果不一致必须查找原因,经采购主管批准后调整账目,使两者一致。
5.8费用结算
5.8.1采购专员每月第一周应将上月发生的办公用品采购、发放情况及分摊的费用汇总成表,上报采购主管审批后办理付款手续。