公司品质记录控制规程（七）提要：本公司正式记录各项品质状况之表单，由品管部负责设计，其他单位针对本部门之品质状况另行设计菲正式表单，不受本规章约束
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1．总则
1．1制定目的
为确保各项品质记录能得以有效管理，便于品质问题的发现，解决与预防，并具有可追溯性，特制定本规章。
1．2适用范围
品质体系管理之各项记录与报告均适用本规章。
1．3权责单位
（1）品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2．管理规定
2．1品质记录的设计
（1）本公司正式记录各项品质状况之表单，由品管部负责设计，其他单位针对本部门之品质状况另行设计菲正式表单，不受本规章约束。
（2）每份品质记录表单表设计时，应有表单名称，以阐述表单之核心用途，并有利于不同表单之标识。
（3）每份品质记录表单均应有编号。其编号原则为：
□□□□-B□□
（A）第1~4码表示表单所属制度编号。
（B）“B”表示表单简称。
（C）后两位编码表示该表单之流水号，用01-99表示。
（4）表单内容一般包括下列项目：
（A）项目。
（B）发生时间。
（C）发生地点。
（D）具体内容（数据或符合表示）。
（E）责任人员或相关人员。
（F）记录人及记录时间。
（G）审核人及审核时间。
2．2记录表单的填写
（1）品质记录表单必须用蓝色笔或黑色笔填写，不可使用铅笔填写。
（2）填写字迹应工整、清晰、易于阅读。
（3）填写错误处不可使用修正液修改，而应直接在错误处划线后，再于其旁填写正确内容，并签署修改人名字以示负责。
（4）品质记录应有记录人及审核人的签名，并同时签注日期，以便追溯。
（5）品质记录应如实、认真填写，不可弄虚作假。
2．3品质记录的存档
（1）品质记录应根据相关制度（文件）之规定流程，进行必要的呈阅、审核、转发等作业。
（2）记录部门及收文部门的均应妥为保存品质记录，便于追溯。
（3）原则上每一类记录（即表单编号相同者）应存放于同一份档案夹，并在档案夹外面予以标注记录名称。
（4）各部门应依据方便寻找之原则编制各档案的编号与索引，并归档。
（5）品质记录依记录量多寡，以月、季或年为一周期作档案整理，分为现用档及保管档。
（6）现用档表示记录内容为近期之品质记录，经常需查阅，以活动档案或其他方便查阅的形式存于办公现场。
（7）保管档表示记录内容为较早之品质记录，一般以固定档案的方式置放于橱柜或其他易于保管之处。
（8）需借阅、调用品质记录时，必须向档案管理人员办理借阅登记，重要之记录须经部门主管核准。
2．4品质记录之防护
（1）纸张型之品质记录应注意防水、防潮、防霉。
（2）若为传真件（使用热感应纸）类记录，应用普通纸影印保存。
（3）若为电子媒体之储存介面时，应放于干燥处，避免高温、日晒及电磁干扰。
2．5记录保存期限
各种品质记录均应妥为保存，最低期限规定如下：
（1）财务类记录应保存五年以上。
（2）工程类记录应保存三年以上。
（3）生产类记录应保存两年以上。
（4）人事类记录应保存两年以上。
（5）其他类记录应保存一年以上。
具体期限视记录重要性而分别订定。
3．附件
[附件]HB06-1《档案索引》
