电器公司文件控制程序提要：所有的文件发放均由文件的编写部门确定发放范围，由文件审批人批准后，按发放范围由综合部统一发放
源 自www.liushuye.com电器公司文件控制程序
1． 目的
为了使与质量体系有关的文件得到有效控制，确保各部门使用的文件均为有效版本。
2． 适用范围
适用于本企业各项质量活动涉及到的所有文件，包括外来文件，如标准和顾客提供的图样等。
3． 职责
3．1 综合部负责管理文件的管理和发放。
3．2 技质部负责技术文件的编制、发放、更改、归档。
3．3 其他各部门负责本部门领用的文件的管理。
4． 工作程序
4．1 文件的分类及编号
4．1．1文件分为如下几类：
①质量手册
□□― □□― □□□□
年代号
企业代码
文件种类
例：质量手册QM-FK-2007
②技术性文件其编号由技质部自行进行编号。
③管理性文件
□□ □□―□□
顺序号
文件层次号
企业代码
例：××管理制度FK02-01
④外部文件可以按原编号使用。
4．1．2受控文件分发号：
01总经理 02管理者代表 03技质部 04生产部 05综合部
06车间 07仓库 08认证机构
4．1．3各类文件编制部门应按本程序对本部门的文件进行编号。
4．2 文件的编制
4．2．1质量手册由管理者代表组织各部门代表编写。
4．2．2技质部负责技术文件的编写工作，包括：产品图纸、工艺卡片、检验卡片和操作规程等。
4．2．3其它管理文件由管理者代表组织编写。
4．3 文件的审批
4．3．1质量手册由管理者代表审核、总经理批准。
4．3．2技术文件类由技质部经理审核，总经理批准；
4．3．3其他管理文件、制度由管理者代表审批。
4．4 文件的发放
4．4．1所有的文件发放均由文件的编写部门确定发放范围，由文件审批人批准后，按发放范围由综合部统一发放。外来文件有指定发放范围的，按指定的发放范围发放，没有指定发放范围的，由综合部经理确定发放范围；综合部经理认为需要总经理确定发放范围的，送总经理确定发放范围。
4．4．2文件发放时，领用人在"文件发放领用登记表"上签名，发放部门
应注明分发号，便于识别和追溯。
4．5 文件的更改
4．5．1文件需要更改时，更改后的文件应由原审批人审批，当原审批人不在时，可由其接替岗位的人审批，但必须向该人提供原审批时的背景材料。
4．5．2所有的文件更改均应做好更改记录，做好更改标识，采用发放更改页的方式发放到相关部门，收回作废页或文件。
4．6 文件的换版与作废
4．6．1文件经过三次更改或文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。
4．6．2作废的文件无论是销毁或留用，都应填写"作废/销毁文件申请单"，经文件管理部门负责人批准后方可进行。
4．6．3作废的文件由综合部主任收回，统一销毁，需作为资料保留的文件，可以加盖"作废"章方可留用。
4．7 文件保管
4．7．1综合部编制本企业受控文件清单，防止使用失效和作废文件。
4．7．2需临时借阅文件的人员，经管理者代表批准后方可借阅，借阅人应在指定日期内归还，到期未归还由综合部负
