致To:总经理办公室 日期:20xx年10月28日
由From:物业管理处—xxx 编号:P&M/M&M-28/10/20xx
事宜:关于达标申报工作的建议 页码:共7页
根据《评分细则》,示范大厦标准共分为九大项内容。将实行实地对照检查评分的办法进行考量,由于此前未有类似工作经验,以下为申报工作的一些设想,请陈总审批。
一、经曾总批示的关于达标申报工作意见中,一些项目的解决设想:
1、按《评分细则》的要求,需要与业主签定《物业管理委托合同》,曾总对此批示“可解决”。建议物业公司与军沙公司正式签定一份《物业管理委托合同》,约定物业公司与军沙公司的责权利。这样既可拿全分1分。
2、对曾总批示的第2项,我们认为,xx广场目前只有军沙公司一个业主,其它是物业使用人即租户,物业管理委托主体按《条例》规定只能是业主军沙公司。没有必要与租户签定任何其它主体协议。
3、对第3项,曾总批示“建立使用制度”,建议由行政部拟出维修基金具体使用申请及执行程序与制度,物管处提供资料参考。即可拿全分1分。由于只涉及唯一业主,此项比较简单,还可借此理顺广场物业设施维修中的费用问题,明确物业公司与业主的关于设施维修的义务。
4、装修手册,房屋使用手册等按曾总的批示,由物管处负责建立。设想制作一本《投资广场物业使用手册》,包含这些内容即可。
5、第5项,按《条例》规定,“只有一个业主的……不需要成立业主大会”,由业主执行业主大会的权利,所以,以此项对我们来说不需要。
6、第6项关于争创规划和具体实施方案,建议由行政部统一制订报业主同意,即符合细则标准,拿全分1分。
7、关于“建立各项管理制度,岗位工作标准,制定具体的落实措施和考核办法”的要求,其中主要检查项目均需要呈报资料,主要有:物业管理服务工作程序,质量保证制度,收费管理制度,财务制度,岗位考核制度。一处不合格扣0.2分。由于此前我们的制度与程序均按酒店标准做的,与物业达标要求有一定距离,所以此项工作较繁浩,物管处目前仅
8、第9项由于我们是同一集团的,“向业主公开物业管理费收支情况”没有任何问题。但认为不必向使用人即租户公示。具体如何做,需向物管科询问。
9、第11项由物管处负责完善服务制度。
10、第12项,曾总批示“改进”,物管处将按要求改进“意见征询单”做好这一工作。
11、第13、14项,物管处将责成维修队完善。
12、第15项,物管处将安排保安队及消防专员来负责落实。
13、第16、17项已完成。
14、第19、20、21、22、23、24项,由管理处维修队在近期完善。
15、其它余下的部分,由物管处来制定程序与制度,再实施,均可达到。
二、关于资料整理工作的建议:
申报资料按我们的设想,应该是向检查人展示我们如何达到了标准的一个呈述性的材料,其工作量也很大,据向本市荣鑫花园(去年省优示范小区)等了解,以及我们的理解、设想大致需要整理出以下方面的资料:
1、《基础管理》部分:
1)接管验收手续。
2)与业主的物业管理委托合同。
3)维修基金管理使用制度。
4)物业使用手册、装修手册、业主公约等公众性制度。
5)争创达标的规划与实施方案。
6)各项管理制度、各岗位工作标准和具体落实措施、考核办法等企业管理文件。
7)管理人员、专业技术人员名册文件(持证上岗资质说明)。
8)企业收费、财务管理、会计核算、税收方面的说明文件(规章、制度、资格证明等)。
9)投资广场总平面图、地下管网图、房屋数量、种类、用途统计表(成册)。房屋及共同设施设备大中型检修记录文件(影印、复印件),共同设备设施的设计安装图纸资料及台帐。以上共四大项,其中共用设备包含、电力、电梯、给排水、消防、监控等设施设备的资料及台帐。
10)租户/业主档案(统计成册)、房屋及配套设施权属清册(设备设施、固资登记表)。
11)客户服务程序(报修、求助、建议、问询、质疑、投诉处理、回访)与制度、记录。
12)客户意见征询记录,整改情况记录,满意率调查记录。
13)维修服务承诺制度,返修记录,维修后的回访记录。
2、《房屋管理及维修养护》部分:
1)大厦楼栋、楼层、房号标志(图证),方向平面图、驻大厦各单位名录标识(图证)。
2)大厦外观等图片、招牌、霓虹灯等图片(图证)。
3)大厦内装饰中结构安全、管线的规范(图证)。
3、《共用设备管理》部分:
1)综合要求:
①设备概况统计(成册、台帐)
②设备安全运行、岗位责任制、巡检、维保、运行记录、维修档案管理等相关制度与记录。
③各机房卫生与整洁情况(照片)
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2)供电系统:
①正常供电、限电、停电有明确审批权限并按规定时间通知用户。(程序、制度文件)
②临时用电管理与停电应急处理措施。
③双电源切换热备操作说明。
④其它与电力系统有关的资料。(如概况、说明、图片等)
3)弱电系统:
①系统概况(图片、说明、清册、台帐)。
②维保、巡检等程序。
③运行、检修记录。
4)消防系统:
①消防中心、消防设备概况(图片、说明)。
②消防宣传、培训、演习计划,各区域防火责任人名录。
③消防应急方案,消防疏散示意图、标志(文、图)。
④火灾隐患大检查制度与记录。
5)电梯系统:
①电梯准用证、年检合格证、维保合同(概况、图片)。
②电梯运行规定、电梯机房、轿厢、井道状况(图、文)。
③电梯维保、操作人员证件。
④排险方案说明。
6)给排水系统:
①各项用水供水管理制度、合理用水、节水计划。
②设备概况(图、文)。
③二次供水卫生达标(达到很困难,建议放弃此2分)。
