集团有限公司来宾接待管理规定提要：平等原则:对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节
源 自www.liushuye.com集团有限公司来宾接待管理规定
第一条对外接待原则
接待工作应遵循"平等、对口、节约、周到、保密"的原则，使客人高兴而来、满意而归。
1．平等原则:对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
2．对口原则:公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。重大接待工作和活动，由行政部协助完成。
3．节约原则:内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费。
4．周到原则:接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
5．保密原则：向来宾介绍情况时，应注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
第二条来宾接待流程
（一）确定来访人员及行程
1．行政部接到接待任务后，应尽快确定来访人员的名单，包括人数、姓名、性别、年龄、单位、职位（级别）（如有必要，还需了解对方健康状况）等，确定我方接待人员名单，并明确双方主要联系人及联系方式。
2．根据客人的来访时间安排，拟定相应行程。
（二）来宾接待
包括：用车安排、住房安排、就餐安排、会议安排、参观安排等，并明确我方陪同人员，做好随行摄影保障工作。
1.用车安排：根据客人的级别、人数确定车辆安排，并在车内准备矿泉水以方便客人饮用。
2．迎接工作：根据来访人员人数、出发时间、地点、飞机或火车的班次，到达目的地的时间、地点，我方人员需提前十五分钟到达接待地点迎接，并准备好标有集团LOGO的接待牌，视来访人员重要程度准备鲜花、横幅，客人到达后，我方接待人员应主动上前帮忙搬运行李。
3.住宿安排：视具体情况预定不同标准的酒店，合理安排客房。提前了解所预定酒店房间的口碑与服务质量、周边环境。我方人员提前帮来访客人拿好房卡，在房间内布置水果、欢迎卡片、公司介绍及住房安排表，表中需注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机号及近几日城市天气预报。安排妥当后，待来访客人到达时将房卡转交，并告之早餐用餐时间和地点。
4.餐饮安排：可根据来访人员的停留时间提前安排不同的酒店就餐，体验不同的餐饮特色。也可根据来访人员的喜好预定各种形式的餐会，包括：西餐、中餐、自助餐等（具体事项见宴会接待流程）。
5.会议安排：明确会议时间、地点、参会人员名单等（具体事项见会议接待流程）。
6.参观安排：根据来访人员的停留时间，拟定相应参观路线。重点参观我公司食品总部、在宁楼盘及南京着名景点、新建城区等。
参观我公司食品总部、在宁楼盘需提前联系好项目负责人，做好讲解工作；参观着名景点我方人员需提前联系好景点导游。我方人员还需准备好参观单位的书面材料，以便客人在参观时详尽地了解参观单位概况。来访人员中若有外宾，需提前安排好翻译人员，便于更有效地沟通。
7．礼品安排：根据来访人员的身份、级别、喜好、民族习惯选择合适的礼品，在适当的时候送给来访人员。
8.临送安排：
（1）了解来访人员返程时间，提前为其预定飞机票或者火车票，制定返程人员名单、日期、班次及到达目的地时间的表格。
（2）提前将飞机票或者火车票送交来访人员，并且根据重要程度安排好VIP通道。
（3）安排我方接待人员去飞机场或者火车站欢送来访人员。
（4）告知来访人员返回地天气预报，方便提醒添减衣物，并欢迎来访人员下次来访。
（5）在来访人员返回目的地后，打电话进行确认。
（三）其他事项：
1.接待任务完成以后，做好后期工作。例如：发送接待行程照片、做后期的沟通交流等工作。
2.做好接待行程总结，由行政部秘书处工作人员填写《来访人员登记表》，将来访人员名单、来访具体事项、入住酒店及房型、用餐、准备礼品等具体情况详细记录，作为档案资料进行保存，以便客人今后来访备查，并总结经验、改进后续工作。
第三条其他
（一）重要来宾接待需做好必要的安全保障工作。
（二）接待人员需着正装，男士应穿西装、打领带，女士应着正规套装、化淡妆。接待人员在接待过程中要注意个人言行举止及仪表。
第四条会议接待工作流程
（一）会前准备：
1.会议策划：根据参会人员级别、人数，灵活掌握会议规模，预定适合的会议室。
2.会前通知：行政部秘书处接到会议通知后，应主动了解会议名称、时间、地点、参会人员情况及会议接待要求等，并准确传达会议信息，以便做好会议接待的准备工作。
3．准备会议资料、用品、饮品及礼品。重要客人需在会议室摆放鲜花、水果等。
4．会议酒店预定、用餐安排、车辆安排等。
（二）会场布置：会场布置工作务必在会议开始十分钟前完成，主要从会场环境、会议所需物品的准备及摆放、所需设备调试着手。
1．会场环境：确保会议室内空气流通、清新，温度、光线适宜，桌椅整洁。
2．物品准备及摆放：根据会议需要准备好白板、纸、笔等会议所需物品，要求摆放整齐有序、方便、美观。
3．设备调试：按会议需要做好投影机、幻灯机、麦克风等设备调试工作。
（三）过程服务：
1．开会前十分钟，我方参会人员做好会前迎接准备工作。
2．由秘书处人员做好会议资料收集、整理、会议记录等相关秘书事务服务及翻译服务。
3．会议期间由前台人员每隔十五分钟添加茶水一次，如遇会间休息，应尽快整理会场，补充并更换各种用品。
